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Fechas de expiración para accesos en Google Drive

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Sabemos que las empresas hoy en día no funcionan de manera aislada; sus colaboradores no sólo trabajan entre si, también trabajan con otros proveedores, clientes y otros negocios, normalmente algunos de estos trabajos son temporales. Para mantener la información de tu organización segura para estos casos, Google introduce una nueva funcionalidad a su plataforma: la opción de ingresar una fecha de expiración para acceso de usuarios específicos, en archivos de Google Drive, Docs, Sheets y Slides.

Por ejemplo, imagina que tu organización contrata a un contratista externo para un proyecto que dura tres meses. Para completar el trabajo, el contratista necesita ver un archivo de hoja de cálculo con la información de contacto de tus colaboradores. Tras este lanzamiento, tú serás capaz de compartir dicha lista con el contratista, dándole sólo acceso de “Ver”, y configurar el acceso para que termine cuando tu contrato lo haga (en tres meses). Si el contratista intenta abrir la hoja de cálculo después de la fecha de expiración, el acceso a dicha hoja será negado.

Esta funcionalidad, junto con la de Information Rights Management (IRM), una característica que Google lanzó en julio pasado, aumentará significativamente la seguridad de los documentos y la información de su organización.

Es importante tener en cuenta que sólo se podrán establecer fechas de expiración para usuarios con acceso a comentar y ver; no es posible establecer fechas de expiración para los propietarios de archivos o usuarios con acceso de edición.

IMPORTANTE: Esta característica se desplegará poco a poco en el transcurso de dos a tres meses; es posible que la función no esté disponible en su dominio hasta mediados o al final del segundo cuatrimestre de 2016.

Fuente: Google Apps Updates

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