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Buenas prácticas para mantener tu Inbox saludable

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Mantener una bandeja de entrada limpia con toda la capacidad de almacenamiento que nos da Gmail, especialmente con Google Apps for Business que nos da 30 GB, es una tarea que puede resultar muy complicada si no llevamos a cabo una serie de buenas prácticas. Muchas veces no nos detenemos unos minutos a pensar de qué manera podemos ser más eficientes en nuestras tareas diarias, y desperdiciamos muchos minutos que pueden resultar en horas al final del mes, o hasta días completos al final del año, por el simple hecho de no llevar un buen orden. Quienes recibimos decenas de correos todos los días me entenderán.

Les comparto una serie de recomendaciones que con el tiempo he ido adaptando a mi forma de trabajo y sumadas al poder que tiene Gmail para encontrar información, pueden ahorrarnos mucho tiempo de nuestro día.

Dejar los correos leídos como leídos

¿Cuántas veces no marcamos un correo como no leído para atenderlo después y que no se nos olvide? La realidad es que si ya leímos un correo, como su nombre lo dice, es por algo, sino mejor no lo leamos ¿no?. Mi punto es que existen más herramientas para marcar un mensaje como importante o de atención urgente, que evitan volver a mezclar éste con las decenas de mensajes no leídos que nos llegarán después, como por ejemplo las estrellas, personalmente las utilizo para marcar un mensaje que ya leí y tengo que atender a la brevedad. Mi primer tarea todas las mañanas o regresando de comer, es revisar mi bandeja de entrada y catalogar con etiquetas o marcar con estrellas cada uno de los correos desde mi móvil o tablet, para que una vez que llegue a mi computadora, me dedique sólo a responder y a trabajar, lo que hace más eficiente mi trabajo y me permite darle prioridad a cada uno de mis correos.

Google Apps for Business nos da 30 GB de espacio para almacenar nuestros correos y documentos, pero eso no significa que no debamos limpiar nuestra bandeja de entrada continuamente. Todos los correos leídos y atendidos se archivan, no hay necesidad de mantenerlos en nuestra bandeja de entrada de por vida, tampoco tenemos que eliminarlos, ya que al archivarlos siempre estarán disponibles cuando los busquemos.

Manejo de etiquetas

Las etiquetas en Gmail no están diseñadas para almacenar información, sino para catalogarla y tener fácil acceso a ella. Mi recomendación es utilizarlas para acomodar correos que necesitan una acción por parte nuestra, y que sólo se queden ahí de manera temporal. Unos ejemplos de etiquetas serían: Urgentes, Pagos, Viajes? para que una vez respondido el mail, pagada la cuenta o realizado el viaje, se archiven y no nos estorben para consultar los correos que necesitan atención. La ventaja de las etiquetas a diferencia de las carpetas en los sistemas de correo antiguos, como Outlook, es que un sólo mensaje puede pertenecer a varias etiquetas o categorías, en lugar de moverlo a otra capreta. Una buena práctica también, es definir colores llamativos para las etiquetas que necesitan mayor atención, por ejemplo rojo para urgentes y colores neutros o grises para asuntos menos importantes. No es buena idea, salvo en casos especiales, tener una etiqueta para un cliente, ya que nos saturariamos de etiquetas dificultándonos el acceso a éstas. En estos casos podemos hacer sólamente una búsqueda que nos dará resultados inmediatos, utilizando los comandos de búsqueda como from:alex@sudominio.com, to:peter@domain.com, alex OR peter.

Puedes consultar la lista de comandos completa aquí: https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=es

Filtros

Los filtros nos permiten automatizar ciertas tareas, como aplicar etiquetas de manera automática, esto puede ser muy útil para sacar de nuestra bandeja de entrada los correos que no necesitan una atención urgente o inmediata, por ejemplo, definir un filtro que nos mande todas las notificaciones de nuestro banco a una etiqueta "Bancos", eliminando el correo de la bandeja de entrada; de esta manera de nuestro lado izquierdo, junto a la etiqueta "Bancos" aparecerá un número y se pondrá en negrita cuando haya mensajes nuevos, ej. Bancos(1) que consultaremos sólo cuando consideremos necesario. Otro ejemplo es hacer filtros para todos los correos que nos llegan de redes sociales y atenderlos al mismo tiempo en algún descanso o al terminar nuestra jornada.

Libérate del spam

Si te suscribiste a una lista de correos de la cual ya no tienes interés o simplemente ya no tienes tiempo de leer, en lugar de que ocupen espacio en tu bandeja de entrada y tu tiempo en atenderlos, elimina la suscripción. Todos sabemos (o creemos) que en algún momento vamos a necesitar esa información, pero la realidad es que no vamos a leerlos nunca y sólo nos estorban.

Separar lo importante y urgente de lo no importante y no urgente.

Un ejercicio que nos puede ayudar a catalogar nuestra información, es definir su nivel de importancia y/o urgencia, la siguiente tabla les puede generar algunas ideas:
Importante y Urgente Importante NO urgente
Urgente NO importante NO urgente y NO importante

Ya sea que definamos etiquetas o símplemente utilicemos las estrellas para definir el nivel de importancia, estoy seguro que esto les ayudará a responder a sus correos de manera más eficiente.

Priority Inbox

Una opción que nos da Gmail y que no muchos conocen es la Priority Inbox, esta opción nos coloca hasta arriba los mensajes importantes y no leídos, seguidos de los no leídos, con estrella y todo lo demás consecutivamente. Se puede activar dando click a la flecha que aparece a la derecha de nuestra Bandeja de entrada, al acercar el mouse en el menú izquierdo.

Espero que estas recomendaciones les hayan generado nuevas ideas y sobre todo les ayuden a detenerse unos minutos a pensar de qué manera podemos mejorar nuestro trabajo y convertir estas tareas en menos problemáticas, para permitirnos enfocarnos en lo que realmente vale la pena de nuestro trabajo y ser más productivos.

Alejandro González Director General Arroba System

BUENAS PRACTICAS PARA MANTENER TU INBOX SALUDABLE

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