Carrito de compra

8 cosas que no sabías de Google Drive (Parte 1)

Publicado el

Google Drive te permite almacenar y acceder a tus archivos en cualquier lugar: en la Web, en tu unidad de disco duro o allí donde estés, además te permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y más desde la nube.

¿Qué ventaja tiene esto? Bien, supongamos que tienes un trabajo por entregar y es en equipo. Tu equipo de trabajo se encuentra fuera del país, uno está en Alemania, otro en Japón y el último en Estados Unidos, suena difícil, ¿cierto? Cambios en el horario y la distancia podrían dificultar un poco el trabajo. No te preocupes, con Drive todos podrán tener una carpeta con el nombre del proyecto para trabajar en un mismo documento, así, no importa la hora o dónde trabajen, todos tendrán la última versión actualizada. Olvídate de los diferentes tipos de versiones y el envió infinito de documentos adjuntos en tu correo electrónico.

Google Drive, además de colaborar en tiempo real, te permite realizar otras funciones que seguro no conoces, estamos convencidos que una vez que trabajes al 100% con esta herramienta. No volverás a trabajar en modo escritorio.

1. Búsquedas Avanzadas

Invierte más tiempo editando, que buscando tus documentos o carpetas. Escribe una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda de tu Google Drive para encontrar tus archivos. Sigue estos pasos:

  1. Ve al cuadro de búsqueda y haz clic en el icono del menú desplegable
  2. Selecciona los criterios para acotar la búsqueda
    • Tipo: documentos de texto, imágenes, archivos PDF...
    • Visibilidad: privado, visible para cualquier usuario del dominio, público, etc
    • Propiedad: si el archivo es tuyo o de otra persona
  3. Escribe una frase o una palabra y pulsa la tecla Intro o haz clic en el botón Buscar
búsquedas avanzadas

2. Actividad en Drive

Revisa quién ha editado, compartido o eliminado carpetas o documentos mediante la función "Actividad en Drive":

  1. Haz clic en Mi unidad en el panel de navegación izquierdo
  2. Haz clic en el botón en la esquina superior derecha de la pantalla
actividad en drive

NOTA: Si quieres ver la actividad de un archivo específico, marca la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de archivo y automáticamente se mostrará la actividad de esa carpeta o archivo seleccionado.

3. Comparte con Permisos

Olvídate de adjuntar archivos por correo electrónico:

  1. En Drive marca la casilla junto al archivo o la carpeta que quieras compartir
  2. Haz clic en el icono para compartir
  3. Selecciona una opción de visibilidad: "Compartido de forma privada", "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Público en la Web"
  4. Debajo de "Invitar a personas", escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieras compartir ese archivo o carpeta
  5. En el menú desplegable que hay al lado de cada colaborador, elige su nivel de acceso: "Puede ver", "Puede comentar" o "Puede editar"
Colaboradores

4. Revisión de Historial

Con el historial de revisiones en tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones, conoce los cambios realizados por cada colaborador y el momento en que los realizan. Si en algún momento crees que tu documento lucía mejor antes, sólo vuelve a la versión que prefieras. Y no te preocupes por perder el documento en el que te encontrabas, éste sólo ocupará una posición debajo de la versión que restauraste, quedando guardado en el historial, para que no pierdas ninguna versión.

  1. Selecciona Archivo > Ver historial de revisión.
  2. Haz clic en el panel de la derecha para ver una versión anterior del documento que han modificado los colaboradores que figuran justo debajo. Los cambios que realice cada colaborador se muestran en el cuerpo del documento en el color que se le haya asignado en el panel del historial de revisiones.
  3. Si quieres volver a la versión que estás viendo actualmente, haz clic en Restaurar esta revisión.

5. Usa Complementos

Para añadir más funciones a tus documentos y hojas de cálculo, puedes instalar "complementos", herramientas creadas por otros desarrolladores para Documentos de Google y la nueva versión de Hojas de cálculo de Google. Una vez instalados los complementos, puedes administrar cada uno de ellos individualmente, además de activarlos y desactivarlos en cualquier momento.

VIDEO: Add-ons

6. Recortar Imágenes

Google Drive agregó una función que muchos pedíamos a gritos, recortar imágenes y agregarles marco. Así nos olvidamos de usar un editor web, sólo para recortar una imagen y adaptarla como más nos convenga.

7. Herramienta de Investigación

Con la Herramienta de Investigación: crea citas con los formatos MLA, APA o Chicago, utiliza su diccionario para encontrar definiciones, sinónimos y ejemplos de uso, inserta mapas e imágenes para editar o dale vida a tus presentaciones insertando videos de Youtube.

La herramienta de investigación facilita la inclusión de información desde la Web, a documentos y presentaciones. Para acceder a la herramienta:

  • Selecciona la opción de investigación en el menú Herramientas
  • Haz clic con el botón derecho en una palabra específica y selecciona la opción de investigación

Puedes iniciar una búsqueda escribiendo en la barra de búsqueda. Puedes restringir la búsqueda para tipos específicos de resultados (p. ej., imágenes, citas, etc.), mediante el menú desplegable de la barra de investigación.

búsqueda

8. Guarda adjuntos en Drive desde Gmail

Anteriormente si alguien te mandaba un adjunto a tu correo electrónico, tenías que descargarlo para después moverlo a alguna carpeta en Google Drive. Hoy, Gmail ya integra la opción de guardar automáticamente tus adjuntos en la carpeta que tu elijas. Basta con situarse en el archivo adjunto y aparecerá la opción de guardar en Drive.

¿Sabías que al tener Google Apps tienes derecho a Google Drive al alcance de un clic? Si te sirvieron estos consejos y te interesa conocer las funciones de Google Drive a nivel avanzado, entra a nuestra página arrobasystem.com para conocer los cursos de capacitación, donde te aseguramos que aprenderás a manejar Drive como un experto.

Jésica García Tirado Equipo de Google Apps, Arroba System

8 COSAS QUE NO SABIAS DE GOOGLE DRIVE (PARTE 1)

Compartir este artículo


Publicación anterior Publicación siguiente