Carrito de compra

Migra a Google Drive en 9 pasos

Publicado el

¿Tus colaboradores se resisten al cambio de Google Apps y no aprovechan las herramientas al 100%?

Ayúdalos a migrarse a Google Drive con estos 9 pasos

PASO 1: Determina los requerimientos

Primero que nada, necesitas ilustrar claramente por qué quieres Google Drive en tu organización. Tener una razón en mente te ayudará a definir un mejor objetivo y tener mayor éxito al final del lanzamiento. Si cambias a Drive debes tomar en cuenta estos puntos:

  • Dejar Office, Box, Dropbox o One Drive
  • Incrementar la colaboración y consolidar el uso de las herramientas de almacenamiento y colaboración
  • Despedirte de tu servidor local

PASO 2: Empieza a usar Google Drive principalmente para almacenamiento

No hay manera más fácil de animar a los colaboradores de las empresas a usar Google Drive que empezar a usarlo para almacenar sus archivos. Además Google recientemente anunció Drive for Work, que incluye almacenamiento ilimitado con archivos de hasta 5 TB. Te sorprenderá que muchos colaboradores ya usan el servicio de almacenamiento en la nube y que el cambio a Google Drive será de fácil adopción, además de agregarle valor al poder descargar la aplicación de Drive en móviles, lo que permitirá que la información esté disponible en cualquier dispositivo, lugar y tiempo.

PASO 3: Fomenta el uso de Google Docs para el trabajo simple

Una vez que tus colaboradores usen Google Drive para acceder a sus archivos, deberás animarlos a usar Google Docs para propósitos simples, como creación de notas que deberán ser compartidas dentro de un equipo de trabajo o en toda la empresa. Google ha elevado la funcionalidad de Google Docs para que el usuario se sienta familiarizado con la herramienta, ya que permite tener una experiencia similar a la de Microsoft Word.

PASO 4: Mueve algunos departamentos a Google Docs

Ahora que tus colaboradores han empezado a familiarizarse con Google Drive y a Google Docs, es hora de migrar completamente ciertos departamentos a Drive, pero antes analiza las necesidades de cada departamento, no es buena idea hacer la transición a los departamentos que dependen de Microsoft Excel, Project o Visio. Toma en cuenta que el cambio es difícil y que para facilitar la transición hay que explicar por qué se mueven a Google Drive y los beneficios que tendrán en sus actividades diarias.

PASO 5: Desinstala las aplicaciones de las cuales no tienes control

Para asegurarse que sus colaboradores están usando 100% las herramientas de Google Drive, prueba desinstalando aquellas aplicaciones de usuario de las cuales no tienes control como Dropbox, Box, One Drive, etc de sus dispositivos, una clave del uso de Drive es el aumento de las tasas de creación de Docs y el incremento de archivos compartidos con otros usuarios.

PASO 6: Evalúa e instala aplicaciones de terceros

Ahora es el momento de aprovechar las aplicaciones de terceros que amplían la funcionalidad de características nativas de Drive. Explora éstas aplicaciones en el Marketplace. Algunos ejemplos son LucidChart, que ofrece la funcionalidad de Visio pero en la nube y Smartsheet, un reemplazo de Microsoft Project. Ambas aplicaciones se integran con Google Drive y son muy intuitivas en su uso, además te permiten ahorrar en software costoso de Microsoft para obtener beneficios adicionales. También puedes aumentar en gran medida la funcionalidad de Drive agregando Add-ons para Docs y Hojas de Cálculo que recientemente agregó Google Drive a sus funcionalidades.

PASO 7: Migra a usuarios avanzados de Microsoft Office a Google Drive

Ahora que ciertos usuarios dentro de los departamentos específicos que seleccionaste para el uso de Drive al 100% se sienten cómodos e incluso les has dado reemplazos de las herramientas que antes usaban, es hora de comenzar la transición con usuarios avanzados de Microsoft Office, a estos usuarios debes explicarles las funcionalidades de herramientas de terceros que pueden sustituir Visio o Project.

PASO 8: Mide el éxito de su migración a Drive

Asegúrate de llevar a cabo sesiones de información, invita a tus colaboradores a hablar con el departamento de TI y los Google Guides (usuarios expertos) que fueron asignados para el proceso de la migración. Además puedes encuestar a los usuarios sobre la satisfacción general y puntos de dolor encontrados y así ayudarlos en éste proceso de cambio.

PASO 9: Continua educando

Aunque toda la organización ya esté usando Google Drive, es importante seguir educando a sus colaboradores debido a la continua actualización que Google hace en sus servicios. El cambio puede ser aterrador para algunos, el hecho de que existan actualizaciones da la oportunidad al usuario de continuar informado en beneficio de sus actividades, incrementará su productividad y será una buena razón para seguir usando la aplicación.

Con estos pasos básicos puedes lograr que tus colaboradores tengan una migración amigable a la plataforma de Google Apps usando Google Drive para sus labores diarias, para volverte un experto en Google Drive puedes tomar nuestro Curso Google Drive, o consultar el Learning Center de Google Drive.

Referencia: http://blog.bettercloud.com/how-to-roll-out-google-drive/

Jésica García Equipo de Google Apps, Arroba System

MIGRA A GOOGLE DRIVE EN 9 PASOS

Compartir este artículo


Publicación anterior Publicación siguiente