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Usar Google Sites como Intranet Colaborativa

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Introducción a Google Sites

Google Sites es una herramienta dentro de la paquetería de Google Apps que permite crear sitios web de una forma tan sencilla como editar un documento. Reúne todo tipo de información en un único lugar, como videos, presentaciones, calendarios, documentos, galerías de fotos, etc.

¿Cómo usar Google Sites correctamente como una Intranet Colaborativa?

Hay algunas preguntas que el equipo o administrador de TI debe hacerse si están planeando construir una Intranet utilizando Google Sites.

  1. ¿Cuál es el objetivo de crear una Intranet?
  2. ¿Cuál es la información/recurso más importante que la organización necesita compartir?
  3. ¿Cuáles son las 3 tareas más importantes que los usuarios de la organización (o del equipo que usará la intranet) necesitan completar?
  4. ¿Quién necesita acceso a la información?
  5. ¿Quién posee la información?
  6. ¿Qué tan frecuente deberá de actualizarse dicha información?

Basados en la respuesta a estas interrogantes podemos comenzar a construir nuestra Intranet.

Objetivo de crear una Intranet

Antes de empezar a crear nuestra Intranet debemos tener en mente el fin de crearla. Es bueno plasmar las ideas de cómo queremos nuestra Intranet en una hoja de papel para poder después plasmar esas ideas en nuestro Google Sites.

Información/recurso más importante que la organización necesita compartir

En una Intranet puedes compartir información con los colaboradores de tu empresa, es necesario saber qué y con quién deseas compartir cierta información. Para esto recomendamos de nuevo tener escrito esto. Ahora si empezaremos a crear nuestra Intranet.

  • Configuraciones necesarias
  • Google Sites te permite crear Sitios desde plantillas ya definidas para no empezar desde cero, al entrar a Sites está la opción de crear tu sitio en blanco o desde una plantilla. Para este ejemplo comienza por abrir la plantilla (o template) para Intranet, desde el siguiente link:

    https://sites.google.com/site/theintranetsitetemplate/
    Da clic en el botón azul “Use this template” para hacer una copia de la plantilla y poder comenzar a editarla. La estructura de este Google Site dependerá de la respuesta a las preguntas 1 y 2. Puedes eliminar algunos de los módulos si no son necesarios o moverlos de ubicación para agilizar el acceso a la información necesaria.

    Acceso a la información

    Configurar el acceso a dicha información requiere un análisis de la respuesta a la pregunta 4. Existen varias maneras de configurar el acceso al contenido de nuestro Google Site:

  • Para gestionar quién puede acceder al sitio:
    1. En el menú desplegable Más acciones, selecciona Administrar sitio
    2. Haz clic en la pestaña Compartir
    3. Para fines de colaboración interna, se recomienda ajustar el nivel de visibilidad de la forma siguiente, ya que hará necesario iniciar sesión para poder encontrar y acceder el Google Site
    4. Si únicamente un número limitado de personas o un equipo serán quienes tengan acceso a esta Intranet, cambia el bullet hacia la opción privado en las opciones de visibilidad, e introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir el sitio, en la caja de texto ubicada en la parte inferior de la pantalla Compartir y permisos
    5. Selecciona el nivel de acceso que quieras aplicarle a cada usuario. Todo aquel que configures como lector puede ver el sitio. Todo aquel que configures como colaborador puede modificar la apariencia y el contenido del sitio. Todo aquel que configures como propietario puede cambiar el diseño y realizar cambios administrativos, como eliminar el sitio o añadir nuevos propietarios. (para mayor información, puedes consultar el artículo sobre Descripción general sobre el uso compartido de sitios)
    6. Haz clic en "Compartir y guardar"

    Actualizar la información del Sitio

    Atendiendo a las preguntas 5 y 6, asegúrate que la persona que posee la información tenga el nivel de acceso como Propietario ó Puede editar para que pueda subir la información requerida y mantenerla actualizada cuando sea necesario. Si deseas tener un control granular de la información, y otorgar acceso a determinados módulos (o páginas) para usuarios específicos, debes habilitar los permisos a nivel de página: Para que una persona pueda ver o modificar una página concreta, primero debes añadir a dicho usuario al sitio . Después, podrás cambiar las páginas que quieres que vea o modifique. Una vez que hayas activado los permisos de nivel de página y añadido a usuarios a tu sitio, podrás controlar los permisos que quieres otorgar a los usuarios en cada página:

    1. En la jerarquía del sitio que aparece a la izquierda de la página Compartir y permiso, haz clic en la página para la que quieras configurar permisos
    2. De forma predeterminada, la página utilizará los mismos permisos que el sitio. Para que la página utilice permisos diferentes, haz clic en Cambiar junto a "Utilizar los mismos permisos que se utilizan en el sitio"
    3. En "Utilizar permisos personalizados", elige si quieres que esta página sea visible para las personas que añadas al sitio o si quieres que la vean solo las personas nuevas a las que concedas un permiso específico. Siempre puedes cambiar la forma en la que esta página actualiza los permisos más adelante
    4. Una vez seleccionada la opción, haz clic en Guardar
    5. Acto seguido, podrás configurar el nivel de acceso de cada usuario a esta página. Si no quieres que una persona concreta pueda acceder a la página, haz clic en el icono que aparece a la derecha de su nombre. Esto también evitará que esta persona pueda ver las páginas a las que se accede desde esta página
    6. Haz clic en Guardar los cambios para guardar los permisos de nivel de página

    Subir información

    Una vez que estés satisfecho con los permisos para las páginas de tu sitio, ya puedes empezar a subir información a el y en un futuro seguir actualizando dicha información, sigue las siguientes recomendaciones:

  • Recursos
  • Al utilizar la sección Resources (recursos) para subir archivos, debes tener en cuenta que el límite de almacenamiento para cada archivo subido como adjunto es de 50MB. Si requieren subir un archivo más grande que 50MB, deberán subir los archivos a Google Drive y únicamente compartir el link

  • Calendarios
  • Para habilitar correctamente la sección Calendarios, debes dirigirte a dicha sección Calendar y dar clic en Modificar página. Da clic izquierdo sobre el cuadro gris que representa al calendario actual, y selecciona el pequeño ícono del engrane en la parte inferior. Esto abrirá la ventana de propiedades de Google Calendar. Ahora da clic en mostrar otro calendario para seleccionar el calendario que se mostrará en la intranet.

    Recuerda que el calendario que designes para la intranet debe ser preferentemente uno creado con ese fin (ver cómo crear un nuevo calendario) y éste debe tener los permisos de acceso adecuado para los usuarios (ver Cómo compartir tu calendario).

  • Notificaciones a tus usuarios
  • Informa a tus usuarios sobre la existencia de intranet, compartiendo el Google Site como se mencionó anteriormente y seleccionando que se les notifique por correo electrónico. Puedes agregar un mensaje personalizado:

    Si deseas notificar a un gran número de usuarios, puedes hacerlo a través de la dirección del Google Group que les corresponda (ej. equipo1@dominio.com) y de este modo evitar escribir cada dirección individualmente. Incluso, si lo requieres, puedes compartir el Google Site con un grupo que contenga a todos los usuarios de la organización.

    Con estos pasos básicos ya puedes empezar a crear una Intranet colaborativa, si aún no te sientes listo para iniciar o tienes muchas dudas en mente, puedes tomar nuestro Curso Google Sites, o consultar el Learning Center de Google Sites.

    Aldo Trejo/Jésica García Equipo de Google Apps, Arroba System

    USAR GOOGLE SITES COMO INTRANET COLABORATIVA

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