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Google Drive: Configura los archivos compartidos de tu organización

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Puedes usar Google Drive para los archivos compartidos de tu organización. La estructura de las carpetas de Drive permiten -Al administrador- gestionar y administrar los archivos de tu organización en un único repositorio centralizado. Una vez que lo configuras, los usuarios podrán encontrar, almacenar y compartir documentos de manera eficiente en un árbol de carpetas organizadas.Nota: Te recomendamos utilizar una cuenta confiable para la propiedad de documentos y carpetas, como la cuenta de administrador o una cuenta de Google separada específicamente para este propósito (ejemplo: companydrive@arrobasystem.org). Desde esta cuenta serás el dueño del sistema de archivos de tu empresa, es posible que desees utilizar las medidas de seguridad adicionales, como la verificación en 2 pasos.Se recomienda esta configuración de uso compartido de Drive para organizaciones con 200 personas o menos. Si tu organización cuenta con más de 200 personas, pueden experimentar algunos retrasos en el acceso, sobre todo si el recurso compartido de archivos tiene un gran número de documentos (en decenas de miles) o una estructura de carpetas profundamente anidadas.Las organizaciones con más de 200 personas, aún pueden usar esta configuración para almacenar y buscar documentos. Sin embargo, para las grandes organizaciones, esta configuración funciona mejor si el recurso compartido de archivos es estático o de baja actividad, tiene aproximadamente cuatro o menos niveles de sub-carpetas y utiliza permisos de uso compartido simples.

Crea una carpeta de Nivel Superior para tu organización

Una estructura de carpetas en Drive, es similar a uno en tu computadora, como tu carpeta "Mis documentos" y sus subcarpetas. Tener una sola carpeta de nivel superior en Drive, es como tener una carpeta "Mis documentos" para toda la organización, lo que simplificará la gestión y mantenimiento de los documentos de tu organización.Vamos a crear una carpeta de nivel superior:

  1. Abre Google Drive
  2. Si no lo has hecho, inicia sesión con tu dirección completa de correo electrónico y contraseña
  3. Haz clic en el botón rojo de Crear y selecciona Carpeta
  4. Escribe un nombre para la carpeta y haz clic en Aceptar. En este ejemplo, vamos a llamar a esta carpeta de nivel superior "Compañía Drive." La nueva carpeta se ha creado en Mi Unidad

Cambia la configuración de la carpeta de Nivel Superior a “Sólo ver”

Ahora, podrás habilitar las opciones de configuración como las de “sólo lectura”, para prevenir el caos al administrar tus archivos. Con esta configuración, todos en la organización podrán ver la carpeta de nivel superior y su contenido, pero no podrán realizar cambios como eliminar archivos o subcarpetas.

  1. Selecciona la carpeta “Compañía Drive”
  2. Haz clic en el ícono
  3. Da clic en Cambiar para la configuración de acceso
  4. En las opciones de visibilidad, selecciona “Las personas en la organización pueden encontrarlo y acceder a él”
  5. En el Acceso, selecciona “Puede ver”
  6. Haz clic en Guardar y luego en Finalizado

Crea Sub-carpetas para cada departamento

Ahora que ya tienes un repositorio central para todos los archivos de tu organización, es momento de configurar carpetas para cada equipo o departamento. En este ejemplo, vamos a crear una sub-carpeta dentro de la carpeta "Compañía Drive" para el departamento de Mercadotecnia.

  1. Abre la carpeta "Compañía Drive"
  2. Haz clic en Crear y selecciona Carpeta
  3. Escribe el nombre del departamento, “Mercadotecnia”, y haz clic en CrearLa sub-carpeta de Mercadotecnia ahora aparecerá debajo de la carpeta “Compañía Drive” :Si deseas crear nuevas subcarpetas, por equipos o proyectos dentro de cada departamento, haz doble clic en la carpeta correspondiente, y crea nuevas carpetas con el mismo proceso de creación de carpetas. Así es como se vería la estructura de archivos compartidos:

Crea un Grupo para cada departamento

Los Grupos de Google facilitan el compartir documentos, sitios, videos y calendarios con diferentes personas. A medida que agregamos nuevos miembros a nuestros grupos, automáticamente se les concede acceso al contenido compartido previamente con ese grupo. Usaremos Grupos, para dar a las personas adecuadas acceso a las carpetas de nivel departamental que acabamos de crear.

Crea un Grupo

Comencemos creando un Grupo para el departamento de Mercadotecnia.
  1. Accede a groups.google.com/a/tudominio.com en el buscador
  2. Haz clic en Crear Grupo
  3. Describe el grupo. Llamaremos a nuestro grupo “Arroba System Mercadotecnia”
  4. Selecciona el tipo de grupo: Lista de correo electrónico
  5. Debajo de permisos básicos. Selecciona Solo usuarios invitados en el apartado Elegir quien puede unirse
  6. Da clic en el botón Crear en la parte superior de la página
  7. Al confirmar da clic en Invitar a personas a unirse al grupo
  8. Agrega las direcciones de correo de cada miembro del departamento de Mercadotecnia
  9. Da clic en el botón Enviar invitaciones
  10. Da clic en Finalizado

Cómo trabaja un grupo

Google Groups son una forma fácil de compartir archivos con cualquier equipo de trabajo y te permite administrar el acceso a esos archivos. Por ejemplo al crear un grupo con 5 miembros como por ejemplo nuestro grupo de arroba-system-mercadotecnia@arrobasystem.info, podemos compartir al instante una carpeta de Drive con ellos, con tan solo compartir dicha carpeta a la dirección de correo electrónico del grupo.Si después agregas a otro miembro al grupo, automáticamente ese miembro tiene acceso a la carpeta o cualquier contenido que se compartió con el grupo. En caso de eliminar a un miembro del grupo, esa persona no tendrá acceso a ningún contenido compartido al grupo.

Da acceso al Grupo a sus carpetas de Drive

Los Grupos de Google facilitan el compartir documentos, sitios, videos y calendarios con diferentes personas. A medida que agregamos nuevos miembros a nuestros grupos, automáticamente se les concede acceso al contenido compartido previamente con ese grupo.

Organiza tu Unidad Drive como más te convenga para trabajar y compartela con el resto de tu compañía. Descubre lo fácil y rápido que es trabajar organizando y compartiendo tus carpetas con sus respectivos grupos de trabajo.

  1. Abre la carpeta de “Compañía Drive” y selecciona el folder de Mercadotecnia
  2. Haz clic en el ícono
  3. Da clic en Cambiarpara la configuración de acceso
  4. Abajo de “Invitar personas” ingresa el grupo al que le quieres dar acceso con el permiso de Puede editar
  5. Selecciona las opciones de compartir según sea el caso más conveniente
  6. Da clic en Enviar
  7. Ahora verás la lista del departamento de Arroba System Mercadotecnia abajo de “Quien puede accesar”. Da clic en finalizado

Ahora los miembros del grupo de Arroba System pueden hacer cambios a la carpeta de Mercadotecnia y sus subcarpetas, así como editar o agregar archivos. Sin embargo, no podrán eliminar archivos o carpetas, o hacer cambios a carpetas superiores como Compañía Drive ni a otras subcarpetas de otros Departamentos como Finanzas o Contabilidad.

El administrador podrá habilitar la edición o eliminación de archivos y carpetas de todas las subcarpetas de Compañía Drive.

Próximos pasos para tus usuarios

Ahora que la estructura de tus archivos compartidos y los grupos de departamentos están listos, es momento de ayudar a todos en tu organización a conocer la configuración. Puedes enviarles un aviso de correo electrónico con instrucciones sobre cómo empezar. Te dejamos una plantilla que puedes adaptar.

Ejemplo de Anuncio de correo electrónico para el usuario

Bienvenido a Google Drive. La carpeta (Nombre de la carpeta de Nivel Superior) se configura como el sistema para archivos compartidos de (Nombre de la empresa). Esta carpeta te permitirá encontrar, almacenar y compartir documentos con facilidad y de forma eficiente en un único repositorio, organizado dentro de Drive.

¿Qué hacer?
  1. Abre Google Drive
  2. Inicia sesión con tu dirección completa de correo electrónico (nombre delusuario@tudominio.com) y tu contraseña
  3. Abre la carpeta de la compañía en Drive, dándole clic
  4. Cuando la carpeta se abra en un navegador, haga clic en (nombre de la carpeta de nivel superior) para abrir un menú desplegable
  5. Selecciona Agregar a Mi Unidad

Ahora deberías ver (Nombre de la carpeta de Nivel Superior) en “Mi unidad”. Para encontrar la carpeta de tu equipo, haz doble clic en tu departamento y navega a través de las sub-carpetas. Como miembro de (Nombre del departamento), ya debes de ser capaz de agregar y editar archivos en las carpetas de tu equipo. Si deseas acceder rápidamente a tu carpeta, puedes agregarla en “Mi unidad” de la misma forma que añadiste “Compañía Drive.”

¿Cómo trabaja?

Después de agregar el (nombre de la carpeta de Nivel Superior) a tu Google Drive, podrás editar y agregar archivos y carpetas a la carpeta de tu departamento. La próxima vez que crees o guardes un archivo en la carpeta (Nombre de la carpeta del departamento), todos los demás en el equipo dispondrán de acceso inmediato a la misma.Los archivos que crees en “Mi Unidad” (Fuera de [Nombre de la carpeta de Nivel Superior] serán privados al menos que los compartas explícitamente con otros o los muevas a una carpeta compartida). Ahora estás listo para crear y compartir archivos con tu equipo en Google Drive. Contacta al área de soporte para cualquier duda.Gracias,(Nombre de tu empresa)

Organiza tu Unidad Drive como más te convenga para trabajar y compartela con el resto de tu compañía. Descubre lo fácil y rápido que es trabajar organizando y compartiendo tus carpetas con sus respectivos grupos de trabajo.

Eunice Peñaloza / Jésica García Equipo de Google Apps, Arroba System

GOOGLE DRIVE: CONFIGURA LOS ARCHIVOS COMPARTIDOS DE TU ORGANIZACION

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