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G Suite: 10 tips para ahorrar tiempo y mejorar tu desempeño

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Es posible que ya hayas comenzado con la transformación digital de tu negocio y utilices G Suite desde hace tiempo. Gracias a las distintas funciones que ofrece, puedes hacer tus labores desde cualquier dispositivo, compartir archivos instantáneamente, organizar tu agenda, comunicarte con tus colegas a través de diferentes plataformas y utilizar muchas otras funciones que eran impensables hace algunos años.

Sin embargo, G Suite ofrece más herramientas de las que imaginas y puede que ni siquiera las conozcas todas.  Echa un vistazo a estos 10 tips que seguro te sorprenderán.  Estamos seguros que te facilitarán muchas tareas, ahorrándote tiempo y mejorando así tu desempeño.

1. Guarda tus documentos en un solo lugar y compártelos con tu equipo.

Puedes perder mucho tiempo tratando de buscar archivos en tus distintos dispositivos o ubicaciones. Con Google Drive podrás guardar todo lo que necesites en un solo lugar y tenerlo a la mano desde donde te encuentres, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo y mejor aún puedes compartirlos con otras personas de tu equipo, comentar acerca de estos y darles acceso con permisos de lectura (incluyendo evitar que copien o descarguen tu documento), edición o comentarios, limitando la fecha en la que ellos podrán tener acceso.

2. Administra tus eventos con Google Calendar

Con Google Calendar puedes organizar tus eventos de manera eficiente sin problemas, agrega notas y recibir notificaciones. Pero eso no es todo: puedes utilizar la función "Crear Nuevo Calendario" para las citas y reuniones de tu empresa y compartirlo con tus colaboradores. Olvídate de tener que buscar a los demás integrantes de la reunión para ver si pueden o no asistir, con la opción  - Ver disponibilidad - puedes revisar si estarán o no ocupados para la fecha en la que quieres proponer la reunión y ver la disponibilidad de las salas de juntas y recursos necesarios para las reuniones.


3. Chatea mientras colaboras

A veces dejar comentarios en los documentos o mandar un mail con  múltiples dudas no es lo óptimo, muchas veces requieres tener una respuesta inmediata. No te preocupes, puedes agilizar tu trabajo en equipo usando Hangouts Chat. Cuando abres un documento compartido puedes ver quién está conectado y enviar un mensaje privado o grupal. El nuevo hangouts chat te permite crear cuartos de conversación lo cual hace más fácil el contacto entre las diferentes personas en un equipo de trabajo.

4. Usa tus respuestas almacenadas en Gmail

En tu bandeja de entrada de Gmail para empresas haz clic en “Redactar” y luego clic en la esquina inferior derecha de la ventana, en los tres puntos junto al icono de la papelera, y selecciona “Respuestas Almacenadas” para guardar e insertar la respuesta que necesites. Puedes modificar el texto de tus respuestas almacenadas una vez insertado en la ventana del mensaje para enviarlo exactamente como lo deseas.

5. Colabora con tu equipo de manera eficiente

¿Te gustaría agilizar los flujos de trabajo y comunicación con tu equipo? Google Groups es una herramienta que potencia la colaboración entre los miembros de una organización. Permite que puedas compartir documentos, sitios, carpetas, videos y calendarios con un grupo, otorgándole rapidez a los procesos comunicativos.

6.  Encuentra lo que necesitas con el poder de búsqueda de Google

¿Necesitas encontrar de manera rápida información para tu empresa? Usando Google Cloud Search en G Suite Business puedes realizar búsquedas dentro de las demás aplicaciones para encontrar lo que necesitas (calendario, mail, grupos, sites, etc). Además, con inteligencia artificial Google Cloud Search se ocupa de tus inquietudes y te entrega consejos que facilitan tu trabajo.

7. Conserva las fotos de tu teléfono

Guarda todas las imágenes de tu teléfono en Google Fotos y no vuelvas a perderlas si algo le sucede a tu dispositivo. Aprovecha esta aplicación para liberar la memoria interna y extraíble de tu teléfono y ordenar tus carpetas de una manera más eficiente. Gracias a la inteligencia artificial o machine learning de Google, puedes hacer búsquedas inteligentes dentro de tus fotos, por ejemplo: Fiesta de cumpleaños y Google Fotos traerá todas tus fotos que parezcan una fiesta de cumpleaños.

8. Crea formularios

Con Formularios de Google o Google Forms puedes recopilar la información que necesites de clientes, prospectos o colegas a través de tu web o en redes sociales. Además de texto, te permite insertar imágenes y videos y al final te muestra los resultados obtenidos en una hoja de cálculo. Utiliza Google Forms como una herramienta para resolver problemas en tu empresa, por ejemplo, en vez de tener las solicitudes de vacaciones impresas, puedes crear un Google Form con los campos necesarios para que los empleados solo entren a un link y puedan solicitar sus vacaciones, una vez que ellos llenan ese formulario las personas responsables de RH podrán ver en tiempo real estas solicitudes y aprobarlas o rechazarlas. Una herramienta simplemente genial.

9. Realiza tus tareas pendientes

Cada tarea postergada es tiempo que deberás invertir en el futuro. La buena noticia es que puedes dejar de postergarlas con la función Tareas de Google Calendar porque te permite tener presente tu lista de pendientes en todo momento. Así podrás organizarte para llevar a cabo tus tareas sin comprometer los compromisos de tu agenda.  

10. Encuentra más aplicaciones

Si aún necesitas otras funciones, puedes acceder a las aplicaciones y complementos de G Suite Marketplace en donde podrás encontrar aplicaciones que se integran con tu cuenta empresarial de G Suite. Acá podrás encontrar herramientas que te ayudan a potenciar los procesos de la empresa en áreas como finanzas, contabilidad, administración, entre otras.


Si ya eres cliente de Arroba System y necesitas ayuda para la implementación de estos tips contacta a nuestro equipo de soporte técnico, ellos te guiarán para realizar una transformación digital real de tu negocio.

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