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10 herramientas de trabajo colaborativo para la transformación digital de tu empresa

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El trabajo colaborativo es central en las estrategias de transformación digital, enfocadas mejorar la productividad de una empresa, ya que todos sus miembros requieren establecer contacto permanente entre sí para optimizar procesos y mejorar las relaciones laborales, sin importar dónde se encuentren ni cuál sea su posición jerárquica.

En este panorama de transformación digital, existen diversas alternativas para un trabajo colaborativo más exitoso.

Te presentamos 10 herramientas desarrolladas por Google que son esenciales para revolucionar la forma de trabajar. Todas estas herramientas las puedes encontrar dentro de la plataforma de G Suite Business y están alojadas en la infraestructura, más grande, segura y poderosa del mundo.

1. Correo electrónico empresarial (Gmail para empresas)

El correo electrónico se ha especializado y es esencial en la transformación digital. Gmail es fácil de usar, está disponible en cualquier plataforma y lo mejor de todo es que la mayoría de los usuarios de la empresa ya lo conocen porque lo usan de manera personal. Gmail da beneficios adicionales que difícilmente se puede encontrar en otras plataformas como espacio ilimitado, inteligencia artificial para responder con un click, posponer correos electrónicos para que aparezcan en la bandeja de entrada el día y la hora que se desee, la poderosa búsqueda de Google en el correo con filtros avanzados, antivirus y la mejor herramienta antispam del mundo.

2. Videoconferencias (Hangouts Meet)

El uso de videoconferencias en la transformación digital, proporciona una conexión inmediata y simultánea de diversos miembros del equipo, en juntas de trabajo virtuales y con herramientas de colaboración en tiempo real.

Hangouts Meet permite unirse a videollamadas desde cualquier dispositivo ya sea desde un navegador o desde la App de Hangouts Meet. Google ofrece Hardware de Hangouts Meet con el cual ya no es necesario comprar equipos excesivamente caros de Videoconferencia.

3. Mensajería segura para los equipos (Hangouts Chat)

La transformación digital requiere de sistemas de mensajería enfocados al entorno empresarial y a la productividad, capaces de alcanzar a diversos miembros o grupos de manera simultánea y con los recursos ya existentes, como celulares o computadoras.

Hangous Chat esta diseñado para crear grupos y salas de usuarios que se comunican de manera interna en la empresa, de esta forma se evita el que los usuarios usen sistemas personales para comunicaciones empresariales. En G Suite Business es posible guardar estos chats para futuras auditorías.

4. Calendarios empresariales compartidos (Google Calendar)

Con la transformación digital, las agendas dejaron de estar en cuadernos personales y actualmente están disponibles en sistemas abiertos para los miembros de la organización. Actividades colectivas o personales se coordinan por medio de un sistema de organización de tareas, eventos o plazos para cumplir objetivos.

Con Google Calendar se evita la pérdida de tiempo para agendar reuniones dejando atrás las llamadas de confirmación para los eventos ya que cuenta con la disponibilidad de los usuarios invitados a la reunión asi como la disponibilidad de las salas de juntas y recursos.

5. Almacenamiento ilimitado y respaldos en la nube (Google Drive)

La nube permite compartir documentos, fotografías, videos o datos que están disponibles de manera simultánea para todos los miembros de la organización desde cualquier dispositivo, Google Drive cuenta con capacidad ilimitada en la versión de G Suite Business cuando se tienen más de 5 usuarios. Los respaldos en la nube son parte importante de los procesos de digitalización en las empresas y una pieza fundamental en la transformación digital.

Con Google Drive se pueden respaldar las carpetas locales de los usuarios sincronizándolas con la nube de Google y evitando pérdida de información en caso de que le suceda algo al equipo.

6. Documentos, hojas de cálculo y presentaciones (Google Docs, Google Sheets y Google Slides)

Google al estar limitado para innovar con las herramientas existentes de ofimática desarrolló Google Docs ( documentos de texto), Google Sheets (hojas de cálculo) y Google Slides (Presentaciones), que pueden ser distribuidos y trabajados en tiempo real entre diversas localizaciones y con distintos usuarios de la empresa.

Los usuarios pueden colaborar editando el contenido al mismo tiempo y manteniendo todas las revisiones del documento en un historial.

Adicionalmente Google implementó “machine learning” (Inteligencia Artificial) dentro de estas herramienta el cual permite adelantarse a lo que el usuario necesita esta funcionalidad se conoce como “Explore”, con este Google Sheets sugiere las gráficas que pueden funcionarle al usuario y permite preguntarle en lenguaje natural a la hoja de cálculo para que esta genere automáticamente las fórmulas y muestre los resultados.

Llevar la información de la empresa a la nube es uno de los principales pasos hacia una transformación digital exitosa.

7. Entorno de desarrollo de aplicaciones de bajo nivel de codificación (Google App Maker)

Una herramienta que permite desarrollar aplicaciones corporativas con un bajo nivel de codificación. Con ello se resuelven necesidades concretas de cada empresa, mejorando procesos internos y los flujos de trabajo, mientras se acerca una verdadera transformación digital. Los administradores de G Suite Business tienen la visibilidad de las aplicaciones desarrolladas por los usuarios, propietarios, métricas de uso y permisos.

8. Búsqueda inteligente en todo el paquete de G Suite Business (Google Cloud Search)

Acceder a la información de la nube o de todo el paquete G Suite es fácil y eficiente con Google Cloud Search. Permite encontrar fácilmente los documentos, correos electrónicos, eventos de calendario e información dentro de las intranets corporativas desarrolladas en google sites. También cuenta con “machine learning” el cual hace sugerencias de contenidos en base a los temas de las siguientes reuniones de los usuarios, lo cual reduce el tiempo de búsqueda y permite una mejor planeación. La búsqueda corporativa es clave en los procesos de transformación digital.

9. Controles de seguridad y administración

Para Google la seguridad es primero, es por eso que ha creado la infraestructura más grande y poderosa del mundo, conectando datacenters en los distintos continentes con fibra óptica propietaria y diseñando desde los chips, servidores, equipos de red y sistema operativo basado en su Google File System (GFS) el cual crea fragmentos de la información y la distribuye en diferentes discos duros, servidores y datacenters encriptándola tanto en su traslado como directamente en donde es almacenada.

Cuando pensamos en seguridad un punto muy importante son los usuarios, para esto Google implementa la autenticación de 2 factores, con esta se evita el robo de información o de identidad pidiendo a los usuarios un token adicional a su usuario y password. Este token puede ser generado por SMS, llamada telefónica, desde la app de Google Authenticator, con códigos de seguridad impresos o bien con llaves de seguridad, las cuales generan el token una vez que el usuario conecta la llave al puerto usb de su computadora y la toca.

La seguridad es una pieza fundamental que no se puede olvidar en el proceso de transformación digital.

10. Retención y Auditoría (Google Vault)

Google Vault permite conservar correos electrónicos y chats de manera indefinida o bien en base a políticas de retención definidas por la empresa.

Google Vault cuenta con una herramienta de auditoría para mails, chats y documentos integrando la potente búsqueda de Google. En esta herramienta se puede hacer una búsqueda de un correo electrónico específico de un usuario aun cuando el usuario lo ha eliminado por completo y definir políticas para los auditores de esta información.

Es una herramienta importante en el proceso de transformación digital dándole mayor seguridad a la información de la empresa.
Implementando nuevos esquemas de trabajo

Puntos a considerar

Un factor básico para el uso correcto de estas herramientas es contar con la asesoría de empresas especializadas en Transformación Digital.

El trabajo colaborativo está al alcance todo tipo de negocios, gracias a las redes sociales, dispositivos portátiles, sistemas de almacenamiento y distribución de datos. Una correcta implementación y change management por parte de un partner certificado de Google puede hacer la diferencia para ahorrar tiempo, costos y recursos.

Para una verdadera transformación digital, se debe de cambiar la cultura al interior de la empresa de forma que todas las nuevas decisiones se alineen con esos objetivos.

Acerca de Arroba System

Arroba System es uno de los primeros partners de Google Cloud en méxico y el primero a nivel Global en haber realizado un cambio de miles de usuarios de la plataforma de Office hacia Google Drive, Docs & Sheets en una empresa financiera, trabajando en conjunto con Google para el diseño de esta metodología, somos el único partner en México integrando la oferta "One Google" - G Suite, Chrome, Adwords, Analytics, Street View, Cloud y cumplimiento de políticas de calidad de Google para posicionamiento SEO. Estamos entrenados por Google para ofrecer talleres de Transformación Digital para las empresas basados en Design Thinking y servicios adicionales sobre la plataforma de G Suite.

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