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Google Apps Vault

Actualmente más de 190 millones de personas utilizan Google Drive, no sólo en el trabajo, también en la escuela y en sus hogares. Drive es una herramienta que te da la seguridad de poder acceder a toda tu información desde donde sea y sin importar el dispositivo que uses, te permite crear documentos para compartir con tu equipo de trabajo, colaborando todos al mismo tiempo y evitando la creación de distintas versiones.

El pasado Miércoles 25 de Junio, Google anunció en su evento Google I/O "Google Drive for Work", una oferta premium para empresas que incluye almacenamiento ilimitado, informes de auditoría avanzada, nuevos controles de seguridad y edición en línea de archivos de Office por 120 USD /usuario/año.

Mayor control y visibilidad

  • Nuevos controles de administración. Los controles granulares permiten personalizar la experiencia de Drive, por ejemplo, definir qué usuarios pueden o no instalar en sus equipos el programa de sincronización de Google Drive.
  • Generación de informes de auditoría de archivos avanzado. Con la nueva vista de auditoría, los administradores pueden revisar las actividades importantes que realiza el usuario en Drive como mover, borrar o compartir un archivo dentro o fuera de la organización. Además, próximamente estará disponible una API de auditoría para los desarrolladores.
  • Servicio para conservar, archivar, y buscar. Google Apps Vault, se incluye con Drive for Work, ampliándolo para cubrir toda la información almacenada en Drive, incluyendo Docs, hojas de cálculo y presentaciones, así como cualquier otro tipo de archivo.

 

Google Apps Vault: protege tu negocio contra riesgos legales.
Busca en el archivo mensajes relevantes de correo electrónico o de chat.
Conserva los mensajes más allá del periodo de retención estándar.
Exporta mensajes para revisarlos y analizarlos con más detalle.

Políticas de retención
Define las políticas de retención que se aplicarán automáticamente en tus mensajes de correo electrónico y chat.

Archivado de chat y correo electrónico
Tus mensajes de correo electrónico y de chat se archivan y se conservan según tus directrices. De esta manera, se evita que se borren archivos por accidente.

e-Discovery
Una serie de potentes herramientas de búsqueda te ayudarán a encontrar y recuperar mensajes relevantes de correo electrónico y de chat. Así estarás siempre preparado en caso de auditorías de cumplimiento de normativas y litigios.

Retenciones por causas legales
Aplica a los usuarios, cuando sea necesario, retenciones de materiales debidas a litigios. Los mensajes de correo electrónico y de chat no se podrán borrar en caso de estar retenidos.

Exportar
Exporta mensajes de correo electrónico o de chat a formatos estándar para procesarlos y revisarlos con más detalle.

Auditorías
Ejecuta informes sobre la actividad y las acciones en el archivo por parte de los usuarios. Se muestran búsquedas, visualizaciones de mensajes, exportaciones y mucho más.

Control de la información
Google Apps Vault te permite reducir el riesgo y los costes asociados a las auditorías de cumplimiento de normativas y litigios.

Funciones centralizadas para archivar y administrar contenido
Los mensajes de correo electrónico y de chat se almacenan en un solo archivo, donde se administran directamente los datos. Las políticas de control de la información se aplican directamente sobre el almacenamiento, de modo que no es necesario duplicar los datos en un archivo independiente. Esto ayuda a reducir los riesgos asociados al movimiento y el espolio de la información. Un rastro de auditoría sólido proporciona visibilidad completa de todo el archivo.

Conservación de documentos empresariales
Las políticas de retención de correo electrónico y chat permiten a las empresas definir políticas de retención estándar para mensajes de Gmail y de chat. Cuando el periodo de retención de un mensaje llega a su fin, se automatiza la disposición para asegurar que se cumplen las políticas de retención. El proceso automatizado asegura que no se elimine ninguna información sujeta a retenciones legales debidas a litigios y reduce el riesgo de espolio e incumplimiento de normativas. Con las retenciones de mensajes se asegura que los mensajes de correo electrónico y chat puedan conservarse durante más tiempo del periodo estándar de retención establecido para causas legales o de investigación.

Encuentra los documentos relevantes
Las herramientas de e-Discovery permiten a los usuarios autorizados buscar en el archivo información relevante sobre un tema o investigación específicos. Los algoritmos de búsqueda de Google pueden buscar en todo el dominio entre grandes cantidades de correos electrónicos y encontrar resultados con rapidez. Una vez en los resultados de la búsqueda, los usuarios autorizados pueden definir y administrar grupos de resultados de búsqueda de mensajes y colaborar con otros para su administración. El mensaje puede exportarse desde el archivo para su posterior revisión y procesamiento.