9 consejos para aprovechar al máximo una videollamada de Google Meet

En la actualidad, lo recomendable es no tener mucho contacto cara a cara con otras personas por mucho tiempo, pero la necesidad de ver a nuestros amigos, seres queridos y comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo ha convertido a diversos servicios de videollamadas grupales indispensables para nuestro día a día. 

Google Meet es el servicio de videollamadas de Google que te permite conectarte hasta con 100 personas en G Suite Basic, 150 en G Suite Business y hasta 250 en su versión Enterprise. Está disponible para computadoras, dispositivos móviles y smartphones (iOs y Android) como una app de videollamadas que los usuarios pueden descargar y para usarla sólo necesitan su cuenta de Gmail para ingresar.

En estos días de cuarentena, Google Meet se posicionó como una de las herramientas más útiles de G Suite for Education, dado que es la forma más efectiva en la que un maestro puede darle clase a sus alumnos y que el personal de una escuela pueda llevar a cabo reuniones administrativas o para organizar las clases. 

Por supuesto, las videollamadas en Google Meet también han sido aprovechadas por empresas de todos los sectores para conectar a los trabajadores que están de extremo a extremo y aunque es probable que tú ya hayas aprovechado este servicio de Google, seguro no conoces todos sus secretos. 

¡No te preocupes! Hemos preparado para ti una lista de consejos que puedes seguir para aprovechar al máximo Google Meet ¡Comencemos!

Agenda las llamadas de grupo con Calendar

Para asegurarte de que todas las personas que te interesa que ingresen a una reunión estén disponibles, puedes checar sus actividades en Google Calendar, el calendario virtual de Google con el que puedes revisar la disponibilidad de los usuarios y escoger una fecha y hora en la que todos puedan asistir. Una vez los hayas seleccionado, sólo tienes que seguir los siguientes pasos para agendar tu videollamada en Google Meet:

1. Haz clic en “Crear” asígnale un nombre, horario y selecciona los nombres de las personas a las que quieres invitar. 
2. Elige la opción de “Agregar videoconferencia”.
3. Envía la invitación. 

Invita a todos utilizando Gmail

Otra forma de programar una reunión es a través del correo electrónico de Google. Esta opción es perfecta si quieres hacer una reunión espontánea y todos están disponibles en ese momento. Éstos son los pasos a seguir:

1. Dirígete a la barra lateral izquierda de Gmail y haz clic en “Iniciar una reunión”.
2. Agrega a los participantes.
3. Haz clic en “Copiar información” para compartir el código de la reunión.
4. También puedes seleccionar “Agregar personas” y enviar la invitación por correo electrónico. 

Utiliza el chat integrado

En caso de que quieras compartir un documento para que todos lo descarguen o enviar un mensaje en privado a alguno de los participantes, puedes hacerlo a través de la sala de mensajería instantánea que está incluida en todas las videoconferencias. Tus mensajes serán vistos por todos los participantes de la videollamada, y estos desaparecerán cuando la llamada finalice. 

Comparte pantalla

Si la reunión es para exponer un proyecto o simplemente requiere de apoyo gráfico como una presentación en Slides, una tabla en Sheets o una página web, activa la función de pantalla compartida ubicada en la parte inferior de tu pantalla de video. 

Los asistentes podrán ver exactamente lo que se proyecta en tu pantalla, pero serás sólo tú el que pueda interactuar con ella.

Bloquea el ruido externo*

Uno de los grandes problemas que surgieron al principio de la cuarentena para las personas que hacen home office y asisten a clases en línea es que ruidos como el ladrido de los perros, aviones pasando o las risas y gritos de niños se escuchaban a través de sus micrófonos, lo que entorpece sus reuniones laborales o educativas. 

Conscientes del gran problema que esto representaba, el equipo de Google Meet se puso manos a la obra y desarrolló la función de cancelación de ruido. Funciona tanto en dispositivos móviles como en ordenadores. Sigue los siguientes pasos para activarlo:

• En tus dispositivos móviles: toca los tres puntos en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona la opción de activar o desactivar la cancelación de ruido.
• En tu computadora: toca los tres puntos en la parte inferior de la reunión. Haz clic en “Configuración de audio” y activa o desactiva la cancelación de ruido. 

*Esta función está disponible sólo en las ediciones deG Suite Enterprise y G Suite Enterprise for Education

Graba las sesiones

En caso de que alguno de lo invitados a la sesión no pudiera asistir o la videollamada tenga el propósito de enseñar acerca de un tema nuevo, la versión Enterprise de Google Meet te permite grabar las sesiones para publicarlas posteriormente en tu canal de YouTube o compartirlas desde Google Drive para que todos puedan acceder a las sesiones cuando quieran.

Activa los subtítulos

Esta opción puede sonar algo peculiar, pero las videollamadas online son para todos, por lo que puede suceder en algún momento que tengas que llevar a cabo una videollamada Google con una o varias personas que no hablen el mismo idioma que tú o que tengan una discapacidad auditiva. 

Para este tipo de casos es que existe la función de subtítulos en tiempo real de Google Meet, aunque actualmente sólo se encuentra en inglés. Para activarlos, debes dirigirte a “Ajustes” y seleccionar “Activar” o “Desactivar” los subtítulos.

Por último, debes saber que si grabas la sesión, los subtítulos no aparecerán en la grabación. 

Cambia el diseño

Más que una opción estética, en realidad es por motivos de practicidad para que todos los asistentes puedan verse mientras hablan. Esta función es exclusiva de los ordenadores Windows y macOS. Las opciones de diseño son:

Mosaico: los asistentes aparecen en recuadros de diferentes tamaños en la pantalla. Sólo pueden aparecer 16 a la vez, por lo que si la reunión es de 32 personas o 50 personas, las imágenes irán alternando su aparición conforme vayan participando los usuarios. 

Spotlight: la pantalla compartida o el orador son todo lo que se ve. 

Barra lateral: la mayor parte de la pantalla la abarca quien esté hablando o presentando, los demás participantes se encuentran a un lado. 

Ten el control de los usuarios

Como anfitrión de una videollamada Google tienes a tu disposición muchas funciones para llevar a cabo una sesión amena y productiva. Éstas son:

Quitar participantes: si alguien entra sin permiso o no permite que la reunión se lleve a cabo tranquilamente, puedes expulsarlo en el momento que quieras haciendo clic en la opción de ”Personas” en la parte superior derecha de tu pantalla, seleccionando a la persona o personas que quieras eliminar, regresa con la flecha y haz clic en “Quitar”.

Fijar participantes: sirve para mantener estático el video de una persona o la imagen principal de la pantalla. Simplemente tienes que dirigirte a la miniatura de la persona que quieras fijar y hacer clic en “Fijar”. 

Silenciar participantes: en caso de que en casa de alguno de los participantes haya mucho ruido de fondo o simplemente quieres exponer un tema sin interrupciones, puedes silenciar el micrófono de los participantes que quieras. Para silenciar a alguien (de forma similar a como fijas a un usuario) junto a la imagen miniatura del participante en la llamada selecciona la opción “Silenciar”.

No es lo mismo una llamada de voz que una de video para llevar a cabo reuniones muy importantes, así como tampoco tienes las mismas herramientas y beneficios de usar el servicio de Google Meet si haces tus sesiones en una red social. De ahora en adelante, ¡Asegúrate de aprovechar las videollamadas de Google al máximo!

Fecha de Publicación:  28/09/2020