Actualización en la experiencia de acceso en Google Drive

¿Qué está cambiando?

El año pasado, Google introdujo una beta que permitía a los administradores de unidades compartidas y a los propietarios de Mi unidad restringir carpetas a usuarios específicos. Hoy, esta función ya está disponible de manera general.

Ahora, los usuarios pueden restringir el acceso a sus carpetas en Mi unidad con dos opciones:

Actualizar solo el elemento: Cambia el rol de un usuario en un archivo o carpeta específica dentro de Mi unidad sin afectar los permisos generales.
Limitar el acceso a la carpeta: Restringe el acceso a una carpeta completa, asegurando que solo los usuarios seleccionados puedan verla.

Cambios para 2026

A finales de este año, Google eliminará la opción de "Actualizar solo el elemento". A partir de 2026, la única forma de restringir archivos o carpetas en Mi unidad será mediante la opción de "Limitar acceso a la carpeta".

Google identificará automáticamente archivos y carpetas compartidos con menos usuarios que su carpeta contenedora y les aplicará la configuración de acceso limitado. Esto no afectará inmediatamente a quién puede verlos, pero garantizará que cualquier cambio futuro en la carpeta principal no altere el acceso a estos elementos restringidos.

¿Cómo afecta a las unidades compartidas?

Solo los administradores y gestores de contenido con permisos de uso compartido podrán definir quién accede a una carpeta y su contenido. Otros usuarios podrán ver que existe un archivo o carpeta "sensible" y solicitar acceso. Esto brinda más flexibilidad para gestionar información restringida dentro de una única unidad compartida, sin necesidad de múltiples carpetas con diferentes niveles de acceso.

¿A quién impacta este cambio?

Administradores
Usuarios finales
Desarrolladores

¿Por qué es importante?

Para Mi unidad, esta función permite controlar mejor la visibilidad de la información dentro de una organización. Para unidades compartidas, facilita la organización de archivos por proyecto sin comprometer la seguridad de datos sensibles.

Detalles adicionales

API pública de Google Drive

Google está mejorando la API de Drive para facilitar la adopción de estos cambios. Se recomienda que los desarrolladores opten por el nuevo comportamiento de acceso antes de febrero de 2026.

Cambio en la configuración de “Los editores pueden cambiar permisos y compartir”

En agosto de 2025, esta opción se actualizará. Aunque desactivar la configuración seguirá impidiendo que los editores compartan directamente, si el propietario mueve el archivo a una carpeta compartida, los cambios en la carpeta se aplicarán al archivo.

Para entonces, los archivos con esta configuración desactivada recibirán acceso limitado, asegurando que solo el propietario pueda compartirlos. Esto no se aplicará a elementos creados después de agosto de 2025.

Cómo empezar

Para administradores

Configurar unidades compartidas en la organización es clave para habilitar esta función. Más información en el Centro de ayuda de Google.

Para usuarios finales

Ve a tu unidad compartida o Mi unidad.
Selecciona la carpeta a la que quieres restringir acceso.
Haz clic en el menú de opciones > Compartir > Configuración de uso compartido.
Activa la opción de acceso limitado.

Las carpetas con acceso limitado solo pueden ser abiertas por usuarios añadidos directamente. Otros podrán ver que existen, pero no abrirlas.

Para desarrolladores

Consulta la documentación de la API de Google para aprender a gestionar carpetas con acceso limitado y acceso ampliado. Optar por el nuevo comportamiento de acceso antes de 2026 garantizará una transición sin problemas.

Disponibilidad

Disponible para todos los clientes de Google Workspace y usuarios con cuentas personales de Google.

Fecha de Publicación: 12/03/2025