¿Archivos externos en tu Google Workspace? Ahora recibirás una advertencia (y te conviene saber por qué)

Imagina que estás trabajando en un documento de Google y, de pronto, ves una pequeña etiqueta amarilla que dice: “Externo”. Tal vez te parece algo sin importancia… pero no lo es.

Google acaba de lanzar una nueva función que puede ayudarte a evitar meterte en problemas (sí, de esos que cuestan tiempo, dinero o hasta la reputación de la empresa).

¿Qué cambia?

Desde ahora, si estás usando Google Docs, Sheets o Slides y el archivo pertenece a alguien fuera de tu organización, verás una advertencia clara:

  • Un distintivo amarillo con la palabra “Externo” al lado del título del documento.

  • Y si haces clic ahí, aparece una ventana emergente que te dice algo como:
    “Este documento es propiedad de alguien fuera de tu organización. Ten cuidado con la información sensible que compartes.”

Además, puedes reportar el archivo si sospechas que algo anda mal. ¿Por qué esto importa? Porque es una defensa más contra el phishing y el robo de información. Así, sabrás cuándo estás trabajando con archivos que no son de tu organización, incluso si todo parece normal.

¿Qué más debes saber?

Hay algunos detalles que vale la pena tener en cuenta:

  • Si un documento fue compartido con un grupo de Google interno, no verás el distintivo, aunque ese grupo tenga miembros externos.

  • Si un archivo tiene acceso por parte de cuentas de servicio, el distintivo sí se mostrará, incluso si esas cuentas son internas.

¿Necesitas activar algo?

No. Esto viene activado por defecto:

  • Para los administradores: Pueden desactivarlo si lo desean, a nivel de dominio o unidad organizativa, desde la Consola de administración.

  • Para los usuarios: No hay ajustes disponibles. Si el administrador lo mantiene activo, tú verás las advertencias automáticamente.

¿Para quién aplica esto?

Buena noticia: estará disponible para todos los clientes de Google Workspace, incluyendo también a quienes usan Cloud Identity.

En resumen: si ves una advertencia en tus documentos, no la ignores. Esa pequeña etiqueta puede ser la diferencia entre trabajar tranquilo o compartir algo delicado por accidente.

Y si eres administrador, este es el momento ideal para revisar las configuraciones de seguridad en tu organización.

Fecha de Publicación:  17/06/2025