Cambios en “Quién puede gestionar” y “Quién puede ver” miembros en Google Groups

¿Usas Google Groups para tu equipo, proyectos o comunidad?
Pues hay cambios importantes en camino, y es mejor que te enteres desde ahora para que no te agarren en curva.

¿Qué está cambiando?

Hasta ahora, Google Groups funcionaba con tres roles básicos: propietario, administrador y miembro. Y, además, existía la opción de crear roles personalizados para asignar ciertos permisos extra, como decidir quién puede gestionar miembros o quién puede verlos.

Esto permitía, por ejemplo, que solo los dueños tuvieran la autoridad de manejar miembros, pero que tú pudieras armar un rol “a la medida” para darle poder a otras personas de confianza.

Pues bien, Google quiere simplificar todo esto (y que haya menos enredos entre productos de Workspace) y, por eso, dos cosas dejan de ser posibles:

  • Crear roles personalizados para “quién puede gestionar miembros” y “quién puede ver miembros”.

  • Darle permiso a toda la organización para gestionar miembros.

¿Cuándo pasa todo esto?

Apunta estas fechas porque son clave:

  • 15 de septiembre de 2025:

    • Ya no se podrán crear nuevos roles personalizados para gestionar o ver miembros.

    • Tampoco podrás configurar “quién puede gestionar miembros” como “Toda la organización”.

  • 5 de enero de 2026:

    • Los roles personalizados que ya tenías asignados para esas funciones dejarán de aplicarse.

    • Si tenías “Toda la organización” como responsable de gestionar miembros, eso se cambiará automáticamente a “todos los miembros”.

¿Qué puedes hacer desde ahora?

Si tu grupo tiene roles personalizados, toca decidir qué hacer con esas personas que tenían permisos especiales.
Google recomienda:

  • Lo más sencillo: ampliar la configuración para que propietarios y administradores puedan gestionar miembros y, después, subir a esas tres personas (del rol personalizado) al nivel de administradores.

  • O bien, darles directamente el rol de propietarios.

  • O, si tu grupo es muy abierto, permitir que todos los miembros puedan gestionar la lista.

Y un consejo extra:
Si no tienes temas de privacidad extrema, Google sugiere configurar “Quién puede ver miembros” como Toda la organización. Así todo fluye más fácil en Workspace.

¿Por dónde empezar?

  • Para administradores: recibirán un correo con la lista de los grupos afectados, así podrán preparar a los usuarios antes del cambio.

  • Para dueños y administradores de grupos: desde julio de 2025 aparecerá un banner avisando de la actualización. Lo mejor es revisar ajustes antes de septiembre y dejar todo listo.

Fecha de Publicación:  29/07/2025