Diez consejos para trabajar en equipo a distancia

La cuarentena no perdona el horario laboral y el trabajo debe salir de alguna forma. Nosotros tenemos no sólo las herramientas, sino también muchos consejos para que puedas sacar adelante todos tu proyectos y mantenerte en contacto con tu equipo:

 

Haz videollamadas y celebra eventos con tus compañeros 

La distancia nunca ha sido un impedimento para que podamos trabajar, aunque sin duda poder discutir en el momento los siguientes proyectos y asignar deberes en el momento es mucho más conveniente que enviar correos. Por ello, puedes aprovechar Hangouts Meet de Google para conectarte con los miembros de tu equipo y llevar a cabo lluvias de ideas, colaborar, asignar tareas, etc.

Y como de seguro cumplen años o hay celebraciones importantes durante la cuarentena, utiliza esta herramienta también para celebrar con ellos y mantenerse unidos.

 

Realiza presentaciones a distancia 

¿Te toca exponer el nuevo proyecto o ideas para tu empresa y debido a la cuarentena no pueden reunirse para la presentación? ¡Descuida! Diseña tus diapositivas en Presentaciones, complementa con Documentos y hasta con tablas y gráficas en Sheets, en pocas palabras, prepara todo como si fueras a exponer de manera presencial y muestra todo tu material a través de Hangouts Meet utilizando la función de “Compartir pantalla”. 

Todo el material extra puedes compartirlo a través del chat o correo electrónico e incluso puedes grabar la llamada para que aquellos miembros que no pudieron asistir a la reunión puedan verla en otro momento y estar al tanto.

 

Edita documentos de equipo en tiempo real

Ya sean documentos, hojas de cálculo, diapositivas o cualquier otro archivo, puedes trabajarlos de manera simultánea con tu equipo utilizando las herramientas de Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo de Google. La ventaja de ellas es que todos pueden colaborar desde cualquier dispositivo en el momento que sea, los cambios se guardan en automático y además se crean copias de seguridad. 

Si necesitas hacer anotaciones o dejar indicaciones para los demás, puedes usar la opción de “Add comment” y “Assign” para que cada quien sepa exactamente qué debe hacer, aunque si necesitas que sea inmediata la acción, mejor coméntalo a través del chat.

 

Almacena, comparte y accede a todo el material sin importar dónde estés

La Nube es el lugar perfecto para almacenar archivos porque con un click puedes acceder a la información en cualquier momento y utilizando el dispositivo que quieras. Todos los documentos que trabajes en Google Drive se guardan en automático, por lo que las versiones siempre están actualizadas, pero te recomendamos acomodar cada uno en carpetas específicas para tener todo bien organizado.

Las carpetas pueden ser personales o unidades compartidas, es decir, tú le das acceso a quien quieras a los documentos o los haces de uso público. 

 

Comunica la información más reciente a grupos o equipos grandes

Si surge algo muy importante que tienes que comunicarle a todos, es mejor informarlo a través de un sitio web que escribir correos. Con Google Sites puedes crear tu propio sitio en línea en el que puedes seleccionar a tu audiencia, administrar las publicaciones, insertar archivos, subir videos y, por supuesto, dar comunicados.

¡Es más rápido, sencillo y efectivo!

 

¡Simplifica la comunicación con una lista de distribución de equipo!

En caso de que necesites comunicarle algo a tu equipo de trabajo y no es necesario que el resto de la empresa se entere, puedes crear una lista de correo electrónico con Google Groups para compartir la información que quieras (como calendarios y documentos de Drive) y conversar con los miembros tranquilamente.

¡Ahorrarás tiempo y esfuerzo creando tu grupo en lugar de enviar correos de forma individual!

 

Coordina las agendas y los planes de los proyectos

Llevar el control de los plazos de los proyectos no tiene que ser una tarea difícil o que necesite de alarmas que hay que cambiar en caso de que también lo hagan las fechas de entrega o surjan trabajos de último minuto.

Con Hojas de Cálculo de Google puedes crear tablas en las que anotes las tareas a realizar, la persona a cargo y el plazo que tiene para cumplirse. De forma más avanzada, puedes agregar botones como “Pendiente”, “En proceso” y “Terminado”. 

Así, todos los miembros del equipo sabrán exactamente qué tienen que hacer y podrán editar la tabla conforme vayan terminado para que sus superiores puedan ir preparando sus siguientes asignaciones. 

 

Organízate con calendarios

En estos tiempos de cuarentena podría parecer complicado organizar reuniones dado que no podemos reunirnos físicamente y todos estamos en lugares y horarios distintos, pero en realidad no es impedimento. 

Invita a los miembros de tu equipo a las reuniones a través de Google Calendar, pero antes verifica aquí mismo si están disponibles en la fecha que escogiste. Si quieres, puedes crear varios calendarios para llevar un registro de las juntas y las asistencias.

 

Dale a tu equipo todo lo que necesite con salas de equipo o proyecto

¿Tienes miembros nuevos? ¡Dales la bienvenida por todo lo alto! Y no necesariamente nos referimos a una fiesta. Llegar a un espacio de trabajo nuevo y no conocer las herramientas y la dinámica laboral puede ser aterrador, ayuda a los novatos a integrarse conversando a través de Hangouts Chat de Google.

Responde sus dudas, compartan ideas de proyectos, intercambien opiniones y enséñales a manejar las herramientas con las que trabajan. Verás que en muy poco tiempo se han adaptado por completo.

 

Reúne información de los miembros de tu equipo o clientes

Es importante que hagas encuestas tanto con tus clientes como con los miembros de tu equipo para saber cómo se sienten, qué les ha gustado y qué podrías mejorar. Para generarlas, recopilar y analizar fácilmente los resultados rápidamente puedes apoyarte de Formularios de Google y compartirlas a través de Sitios.

Conforme las vayan contestando los destinatarios, recibirás notificaciones y con las respuestas puedes crear gráficas en Hojas de Cálculo para que el análisis sea más fácil y rápido.

 

Fuente: Centro de Aprendizaje de G Suite

Fecha de Publicación:  11/06/2020