G Suite evoluciona: conoce Google Workspace

Si algo no mejora y se adapta a las necesidades de una sociedad, eventualmente desaparecerá. 

Google se ha posicionado como un generador de soluciones efectivas para diferentes situaciones adaptando sus productos que pueden convertirse en soluciones ideales con un par de retoques. 

Eso es exactamente lo que es Google Workspace. No es un servicio nuevo que tienes que aprender a dominar desde cero, todo lo contrario, se trata de la nueva y mejorada versión de G Suite, mismo que ya conoces bien. 

¿Qué es Google Workspace?

Tal y como lo hemos mencionado, la plataforma de trabajo colaborativo G Suite fue renombrada Google Workspace con el objetivo de representar mejor la visión del producto en sí y dar la bienvenida a nuevas mejoras en las herramientas que ya conoces.

Seguramente has escuchado en más de una ocasión el último año que la pandemia de Covid-19 cambió por completo la forma en la que llevábamos a cabo nuestras actividades cotidianas, como estudiar, socializar y trabajar. 

El trabajo remoto se ha convertido en una realidad a la que miles de empresas alrededor del mundo se tuvieron que adaptar en cuestión de días para seguir existiendo. Las computadoras, las tabletas y los smartphones se volvieron indispensables para mantenernos en contacto y permitir al mundo seguir girando. 

Ante esta situación tan inesperada, Google encontró en G Suite la solución para mantener a los equipos en contacto, tener al alcance toda la información que necesitan para trabajar y mantener (o mejorar) la productividad de la empresa dándole un nuevo nombre e imagen: Google Workspace.

El cambio de nombre e identidad de marca se aplicó en octubre de 2020 y desde entonces se ha convertido en la mejor defensa de miles de empresas contra la manera en la que esta pandemia afecta su ritmo de trabajo. 

Para qué sirve Google Workspace

Google Workspace cumple las mismas funciones que su antecesor utilizando tus herramientas favoritas como Gmail, Calendar, Google Drive, Docs, Sheets, Slides y Meet que han probado ser muy útiles al trabajar desde casa. 

Tal y como siempre, puedes acceder a tus archivos, herramientas y contactos desde cualquier dispositivo en el momento que lo requieras para seguir creando y colaborando con tus equipos. 

La experiencia que otorga Google Workspace se mantiene sumamente integrada en sus herramientas de comunicación y colaboración. 

Google Workspace conserva sus herramientas de chat, documentos escritos, hojas de cálculo, presentaciones, calendario, notas, correo electrónico reuniones virtuales, básicas para el trabajo colaborativo de oficina, redes sociales empresariales y sugerencias inteligentes para establecer tus prioridades. 

Adicionalmente, presenta mejoras para la seguridad de las cuentas empresariales, por lo que puedes estar tranquilo de que tu información y la de tus trabajadores se mantendrá siempre segura. 

Herramientas optimizadas 

Hasta ahora hemos hablado de las herramientas que Google Workspace ha mejorado para hacer más productivo y dinámico el trabajo desde casa. Pero si eres completa y absolutamente nuevo con la experiencia de trabajar con Google Workspace, ¡Tranquilo! A continuación te las presentamos y explicamos lo que puedes hacer con cada una de ellas.

Gmail

Es el servicio de correo electrónico que permite personalizar las cuentas con un dominio empresarial (@tuempresa.com). Con Gmail migra correos de otros servicios, accede a otras herramientas integradas como Google Chat, Calendar, Tareas, Keep y muchas más, clasifica tus correos en distintas categorías, puedes traducir, imprimir y descargar correos, reportar y bloquear correos no deseados, personalizar tu bandeja de entrada, etc. 

Google Calendar

Es importante saber repartir nuestro tiempo entre la organización de proyectos, trabajo y tiempo libre (muy importante y necesario para nuestra salud y bienestar). Google Workspace incluye la herramienta perfecta para esto: calendario de Google con el que puedes programar tus reuniones, saber quién está disponible, programar recordatorios y más.

Google Chat

Comunícate con todos tus colaboradores de forma segura con Chat de Google Workspace, además de reconocer hasta 28 idiomas, formar salas con hasta 8,000 integrantes y encontrar tanto archivos como contactos con el motor de búsqueda, se integra con la herramienta de Vault para guardar tus conversaciones. 

Google Meet

Es el servicio de videoconferencias de Google Workspace con el que podrás comunicarte en primera persona con tus equipos ¡Es como si todos estuvieran en la sala de reuniones de la oficina! Puedes acceder desde cualquier dispositivo y sus nuevas funciones te ayudan a mantener la concentración y evitar interrupciones. 

Google Currents

Es una red social empresarial derivada de Google+. Currents te permite dar like, compartir y publicar contenidoque ven tus colaboradores y líderes. Es una excelente forma de conocer la experiencia de tus compañeros al trabajar con Google Workspace. 

Google Drive

El servicio de almacenamiento en la Nube que mantiene seguros tus archivos y listos para seguir trabajando en cualquier lugar. Esta herramienta de Google Workspace permite a los equipos trabajar en un mismo documento de forma simultánea y a tiempo real, sincronizar tus archivos para todos tus dispositivos y administrar la información de tu empresa, entre otras funciones. 

Google Docs

Se trata de una herramienta para crear, editar y compartir documentos de texto. Google Docs es fundamental para las empresas que trabajan dentro de Google Workspace por sus ya conocidas ventajas como la posibilidad de trabajar sin internet o sus controles de uso compartido y el etiquetado de usuarios sólo escribiendo @nombre. 

Google Sheets

Las hojas de cálculo de Google Workspace son ideales para gestionar bases de datos, crear gráficas y analizar información. Es compatible con Excel, utiliza Inteligencia Artificial que facilita la obtención de estadísticas y se conecta con otras herramientas como Google Forms, por lo que puedes pasar directamente los datos de Forms a una hoja de Sheets para comenzar a analizarlos. 

Google Slides

Crea y edita presentaciones con diapositivas atractivas y dinámicas que puedes compartir con tus colaboradores dentro y fuera de Google Workspace. Si alguien genera un cambio, puedes revisar el historial de modificaciones y transformar tus presentaciones en formatos similares. 

Google Forms

Las encuestas y formularios son métodos efectivos para recopilar información tanto de tus equipos de Google Workspace como de colaboradores externos. Google Forms te permite crear formularios de forma sencilla y una vez tengas la información que necesitas, su integración a Google Sheets facilitará el análisis de datos. 

Google Sites

¿Sabías que puedes crear sitios web utilizando una herramienta que tiene Google Workspace? En efecto, con Google Sites puedes crear sitios webs e intranets seguros sin dominar al 100% el diseño web, utilizando tus propios dominios y permitiendo que visitantes externos puedan navegar dentro. 

Google Apps Script

Se trata de un lenguaje de programación que interactúa con varios servicios de Google Workspace con el objetivo de automatizar tareas sin la necesidad de un software adicional y utilizando un lenguaje web sencillo. 

Google Keep

¿Recuerdas esa época en la que nos llenábamos de notitas para “que no se nos olvidarán” las cosas? ¡Eso se acabó!. Con esta herramienta de Google Workspace puedes generar notas de manera virtual que te recordarán diariamente tus pendientes y fechas límite por el tiempo que programes. Google Keep será tu mejor aliada para mejorar tu organización y la de tus equipos. 

Google Cloud Search

  

Nada se pierde dentro de Google Workspace, pero habiendo tantos archivos puede ser difícil encontrar los más antiguos. La herramienta de Cloud Search aprovecha la tecnología de búsqueda de Google para que puedas encontrar todo lo que necesites con sólo ingresar unas cuantas palabras clave en la barra de búsqueda. 

Google Classroom

Dentro de las organizaciones se gestionan capacitaciones internas y/o externas, Google Workspace te ofrece Classroom como una herramienta que permite gestionar las actividades de las clases como material, tareas, archivos, evaluaciones y calificaciones. 

Admin Console

Como líder de una empresa es importante que puedas administrar de forma efectiva las cuentas dentro de tu dominio de Google Workspace, establecer políticas y gestionar las contraseñas de los usuarios. Todo esto y más es lo que te ofrece la herramienta de Admin Console. 

Vault

Si te preocupa la seguridad de la información de tu empresa y tus empleados, Vault te cuida la espalda. Con esta herramienta de Google Workspace puedes hacer auditorías y prever la eliminación de información empresarial, además de almacenar, buscar y proteger tus datos como si de una bóveda de máxima seguridad se tratase. 

Esta herramienta sólo está disponible para Google Workspace Business Plus, Google Workspace Enterprise Standard y Plus, Google Workspace for Education Fundamentals y Plus.

Google MDM

Desde hace varios años se ha vuelto imperativo poder acceder y trabajar archivos desde cualquier dispositivo, ya sea móvil o fijo. Con MDM puedes administrar los dispositivos móviles de tus usuarios de Google Workspace, implementar contraseñas y prevenir robos o filtraciones de información. 

Google Work Insights

Con Work Insights puedes saber qué herramientas se usan más dentro de Google Workspace, medir la productividad y rastrear productos de usos heredados. 

Las herramientas de Google Workspace comparten tres características que te ayudan a trabajar de forma segura y continua: 

1. Están activas las 24 horas del día los 365 días del año, sin excepción. 
2. Puedes trabajar con ellas aunque no tengas conexión a internet (algunas funcionalidades son limitadas)
3. Con las herramientas para compartir y colaborar puedes trabajar varios archivos en cualquier equipo y en tiempo real. 

Beneficios

Poco a poco, hemos compartido contigo de forma sutil los beneficios de trabajar con Google Workspace. Aún así, los enlistamos con gusto para que puedas analizarlos detenidamente y convencerte de implementar esta plataforma a tu empresa:

• Ofrece soluciones flexibles para empresas grandes y pequeñas.
• Todas las herramientas están conectadas y se encuentran en un mismo lugar, de forma segura. 
• Agrega un valor empresarial significativo.
• Todos los datos de tu organización están en las mejores manos. 
• Puedes integrar herramientas externas a Google Workspace para agilizar el trabajo.
• Su diseño es simple y centrado en humanos.
• Disponibilidad de tus archivos en cualquier momento y desde el dispositivo que sea.
• Las herramientas de Google Workspace te ayudan a aprovechar el tiempo al máximo. 
• Posee la misma infraestructura protegida de Google. 
• Las ofertas de los planes de Google Workspace cubren a la perfección las necesidades de cada empresa.
• Usa Inteligencia Artificial que reduce el consumo de energía. 
• Posee soluciones flexibles que facilitan y protegen tu trabajo.

Funcionalidades

Google Workspace se enfoca en desarrollar tres aspectos: 

• Nueva Experiencia de Usuario (UX): sus nuevas funciones están diseñadas para mejorar la experiencia de los usuarios al trabajar con el servicio. 
• Nueva Identidad de Marca: la imagen actualizada de Google Workspace muestra un espacio de trabajo más conectado, útil y flexible. 
• Nuevas formas de empezar: ofertas pensadas en las empresas que apenas se están introduciendo en Google Workspace y las más experimentadas.

Por supuesto, para poder desarrollar cada uno fueron necesarios cambios y actualizaciones en las herramientas y servicios que puedes conocer a continuación:

Herramienta	Optimizaciones
Admin Console	Nuevas API para cerrar la sesión de usuarios. Interfaz actualizada. Mejora en las reglas de gestión de dispositivos móviles. Grupos de seguridad disponibles de forma general.
Apps Script	Nuevo editor de secuencias de comandos del entorno de desarrollo integrado (IDE) de Apps Script.
Calendar	Jerarquiza los privilegios del administrador. Ahora es parte de Google Workspace Essentials junto con Chat y Jamboard.  Reservación automática de salas.
Chat	Sugerencia automática de chat individual.  Personaliza la frecuencia de las notificaciones. Interfaz mejorada.
Classroom	La ventana de informes de transformación ahora está disponible en todo el mundo.  Puedes filtrar los registros de auditoría e informes por grupos.
Documentos	Ajusta el interlineado según la fuente. Tema oscuro para documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Menciona a un usuario directamente en el documento. Función de Redacción Inteligente y autocorrección ortográfica en los comentarios.
Drive	Añade archivos que pertenezcan a cuentas suspendidas. Lleva el control de las notificaciones de Drive desde tu dispositivo móvil. Operadores de búsqueda actualizados.
MDM	Nueva opción para impedir que dispositivos de gestión básica accedan a la información de tu empresa. Integraciones nuevas de BeyondCorp Alliance para ofrecer un acceso contextual mejorado.
Gmail	Acceso a archivos de Drive desde Gmail. API Postmaster Tools ya disponible.  Controles de administración mejorados para el acceso IMAP. Personaliza la frecuencia de las notificaciones.
Google Workspace	Google Workspace Frontline está disponible desde marzo de 2021. Tiempos de ejecución alternativos ahora disponibles de forma general.
Hojas de cálculo	Nueva interfaz para los comentarios. Nuevas funciones para mejorar y analizar los datos.  Utiliza Smartfill para automatizar la introducción de datos.
Meet	Nuevas herramientas para solucionar problemas de rendimiento y red en Google Meet. Apaga el micrófono de todos los participantes.  Configura los grupos de trabajo de Google Meet antes de las reuniones de Google Calendar. Más idiomas disponibles para subtítulos.
Presentaciones.	Encuentra con facilidad el origen de archivos de video y audio de Drive insertados en la presentación.  Access Checker comprueba los permisos a la presentación de usuarios nuevos. Complementos de Google Workspace disponibles para Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google.
Sites	Personaliza el texto y estilo de Sites. Ancla imágenes de fondo.
Vault	Nueva interfaz.  Utiliza Vault con Google Voice. Utiliza la API Count para calcular los tamaños de las exportaciones de la API de Vault

Si has decidido implementar Google Workspace en tu empresa y/o escuela, te invitamos a conocer los planes y precios en este enlace que te ofrece Arroba System como Partner Premier de Google. 

Arroba System es uno de los primeros partners de Google Cloud en México y el primero a nivel Global en haber realizado un cambio de miles de usuarios de la plataforma de Office hacia Google Drive, Docs & Sheets en una empresa financiera, trabajando en conjunto con Google para el diseño de esta metodología. Somos el único partner en México integrando la oferta "One Google" - Google Workspace, Chrome, Adwords, Analytics, Street View, Cloud y cumplimiento de políticas de calidad de Google para posicionamiento SEO. Estamos entrenados por Google para ofrecer Talleres de Transformación Digital para las empresas basados en Design Thinking y servicios adicionales sobre la plataforma de G Suite ahora Google Workspace.

Te invitamos a ponerte en contacto con uno de nuestros ejecutivos para resolver tus últimas dudas y comenzar el proceso de implementación de Google Workspace en tu empresa. 

¡Nos dará mucho gusto dar este paso contigo!

Fecha de Publicación:  29/04/2021