Google Drive actualiza sus controles IRM: ahora los archivos están aún más protegidos

Cuando compartes documentos sensibles, una de las preguntas más importantes que deberías hacerte es:

¿Quién puede hacer qué con esta información?

Y ahora, gracias a una actualización reciente de Google, esa pregunta tiene una mejor respuesta.

Porque los controles IRM (Information Rights Management) de Google Drive acaban de recibir un upgrade importante: ahora, los propietarios de archivos y los gestores de unidades compartidas pueden restringir también a los editores de descargar, copiar o imprimir documentos.

Sí, incluso si tienen permisos para editar el contenido.

¿Qué es IRM y por qué es tan importante?

IRM es esa herramienta que evita que la información confidencial termine circulando por ahí sin control.

Antes, solo podías limitar lo que hacían los visualizadores o comentaristas con tus archivos. Luego, los administradores pudieron aplicar esas restricciones a los editores.

Y ahora, tú también puedes hacerlo como propietario o manager de unidad compartida.

Entonces… ¿qué cambia con esta actualización?

Básicamente:

  • Ahora puedes evitar que un editor copie, imprima o descargue un archivo.

  • Ese editor podrá seguir editando el documento, pero solo dentro del mismo (ya no puede copiar contenido y pegarlo fuera).

  • Todos los puntos de entrada para imprimir, copiar o descargar desaparecen de Drive, Docs, Sheets y Slides, en todas las plataformas (web, móvil, etc.)

Y aquí viene un punto clave:

Si un archivo tiene una configuración IRM del administrador y otra del propietario, la del administrador es la que manda.

Así que si eres administrador de Google Workspace, puedes aplicar reglas más estrictas y asegurarte de que se respeten, incluso si el usuario no toca nada.

¿Qué pasa con las reglas DLP?

Aquí una ventaja para quienes trabajan en entornos corporativos exigentes:

Las restricciones IRM pueden aplicarse automáticamente mediante reglas de DLP (Prevención de Pérdida de Datos). Esto permite que los administradores apliquen políticas de seguridad según el tipo de contenido o comportamiento del usuario.

Y sí: estas reglas pueden afectar también a editores e incluso propietarios de archivos.

¿Quién puede usar esta funcionalidad?

Los controles IRM están disponibles para todos los clientes de Google Workspace, pero si quieres usar las reglas DLP o aplicar condiciones con contexto inteligente (como ubicación o dispositivo), necesitas alguna de estas ediciones:

  • Enterprise Standard o Plus

  • Education Fundamentals, Standard, Plus y Teaching & Learning Add-on

  • Frontline Standard

  • Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus

¿Y si quiero saber más o ver cómo se activa?

Puedes visitar el Centro de Ayuda de Google Workspace para aprender a configurar estas restricciones, tanto desde la vista del administrador como desde el punto de vista del usuario final.

Pero si prefieres algo más personalizado...

En resumen

Esta actualización no es solo una mejora técnica.

Es una forma mucho más sencilla de proteger tu información sensible, sin dejar de colaborar. Ideal si trabajas con contenido confidencial, legal, académico o creativo que no quieres ver circulando sin control.

Y ahora, puedes aplicarlo sin depender del equipo de IT, sin esperar a que alguien “te lo active”.

¿Necesitas ayuda para activar esta función en tu empresa o quieres capacitar a tu equipo para aprovecharla al máximo?

Contáctanos al correo de soporte@arrobasystem.com para más información.

Tu información vale mucho. Es hora de protegerla como se merece.

Fecha de Publicación:  29/08/2025