Google Forms con candado: lo nuevo que puedes controlar si eres admin

¿Usas Google Forms dentro de tu empresa? Pues ojo, porque hay nuevas herramientas pensadas específicamente para que los administradores tengan más control (y tranquilidad).

Google acaba de sacar configuraciones más granulares para gestionar quién puede responder y compartir formularios dentro y fuera de tu organización. Y esto puede ser un antes y un después si estás buscando evitar errores, filtraciones o simplemente mantener un flujo de trabajo más ordenado.

Vamos directo al punto:

¿Qué puedes hacer ahora como administrador?

Tienes el control sobre dos cosas muy específicas:

  1. Decidir si tus usuarios pueden responder a formularios creados fuera del dominio.

  2. Y si los formularios que se crean dentro de tu organización pueden ser compartidos para que los respondan personas externas.

Sí, son cosas distintas. Y ahora se controlan de forma separada.

Antes, si tenías restricciones en Drive, eso también afectaba a los formularios. Ahora no. Ahora puedes poner reglas solo para Google Forms, sin tocar nada más.

¿Dónde se configura esto?

Desde la consola de administración de Google Workspace. Aquí va la ruta:

🔧 Para controlar si los formularios creados en tu empresa pueden recibir respuestas de fuera:

Admin console > Drive y Documentos > “Respuestas de formularios”

Activa o desactiva la opción:

“Permitir que los formularios creados en [tu organización] acepten respuestas de cualquiera con el enlace, incluso si no se permite compartir de forma externa.”

🔐 Para decidir si tus usuarios pueden responder formularios creados por alguien externo:

Admin console > Drive y Documentos > “Respuestas de formularios”

Activa o desactiva la opción:

“Permitir que los usuarios en [tu organización] respondan formularios de usuarios o unidades compartidas fuera de [tu organización], incluso si no se permite recibir archivos externos.”

¿Y los usuarios finales?

Ellos no tienen que hacer nada. Pero si tú como admin decides bloquear algo, podrían dejar de poder responder o compartir formularios como lo hacían antes.

¿Por qué esto importa?

Porque te da control.
Porque reduce riesgos.
Y porque es la forma más práctica de proteger los datos sin complicarte la vida.

Si eres administrador, no dejes pasar esto como si fuera otra actualización más.

Ve a la consola y revísalo. Te puedes ahorrar más de un susto.

Fecha de Publicación:  15/07/2025