Guía para una transición exitosa

¿Sabías que el 65% de las empresas han desplegado (aunque sea en parte) un software colaborativo SaaS en toda su organización y un tercio (33%) han pensando en reemplazar todo su software con Saas dentro de los próximos dos años?

Con todos los cambios que se están dando, es natural considerar hacer unos cuantos dentro de tu empresa, comenzando por el sistema informático. La idea siempre es mejorar y el software SaaS es una excelente opción por ser innovador, sin embargo, precisamente por ésto es que pudiera ser difícil para los miembros del equipo adaptarse rápidamente a él. Pero, con la capacitación adecuada y paciencia, quedarán muy satisfechos. Vamos a ver paso por paso cómo se puede dar la transición a un software nuevo y que sea un completo éxito:

 

1. Conoce tu flujo de trabajo y cultura

¿Sabes cómo trabajan los miembros de tu equipo? Es importante saber cuál es el flujo de trabajo dentro de tu empresa para determinar si el cambio de software es una buena idea y cuánto tiempo tardarán en adaptarse. Puedes reunir esta información creando encuestas, observando a tus colaboradores y entrevistándolos directamente para conocer su opinión sobre el cambio.

 

2. Evalúa las necesidades técnicas

Antes de hacer cualquier movimiento debes considerar si realmente necesitas ese cambio de software en este momento o si puede esperar un poco más. Date la tarea de conocer las necesidades técnicas más específicas de tu empresa y asegúrate de que el cambio de software realmente cubrirá cada una de ellas. También localiza las fallas o problemas técnicos que tenga y mide su urgencia, de este modo podrás determinar qué tan rápida debe ser la transición a un nuevo software.

 

3. Asegúrate de que los ejecutivos están de acuerdo

Aunque seas el jefe de tu empresa, no puedes tomar decisiones solo. Te recomendamos exponerle a los miembros de la mesa directiva las ventajas del cambio de software y lograr que estén de acuerdo con la implementación del nuevo. Los gerentes se encargarán de comunicar las razones comerciales del cambio a la compañía y mostrar su importancia para el futuro de la compañía.

 

4. Ten en cuenta de que el cambio presenta un desafío

Puede que tú estés muy tranquilo con la transición, pero tal vez no es el caso de tus trabajadores. No los obligues a aceptar el cambio de inmediato, habla con ellos, responde a sus inquietudes, mantén la mente abierta y convéncelos proactivamente de las ventajas laborales que tiene la implementación del nuevo software.

 

5. Los plazos que establezcas deben ser realistas

No porque la implementación de un nuevo software signifique una gran mejora en el flujo laboral significa que los beneficios más grandes van a llegar de inmediato y los trabajadores no sabrán trabajar con él al momento. Lo ideal es que la implementación se vaya dando poco a poco, una herramienta a la vez, cuando dominen una, pasan a otra. Cuando la transición haya terminado, puedes organizar capacitaciones para los miembros nuevos y aquellos que hayan quedado con dudas y comenzar a planificar con los ejecutivos los siguientes objetivos.

 

6. Transición técnica

Evita migrar todo el trabajo de inmediato, de lo contrario puede ser abrumador para tus trabajadores. Divide el proceso por etapas, comienza por el equipo principal, sigue con la adopción temprana y para terminar, planifica la implementación global. Recuerda: No porque aceleres todo los resultados aparecerán más rápido, en realidad pasará lo contrario.

 

7. Brinda un soporte continuo

La implementación del software nuevo es sólo el primer paso, será tu responsabilidad darle mantenimiento y capacitar a los trabajadores para que el proceso valga la pena y sea exitoso. Como última recomendación, no olvides felicitar a tu equipo por su paciencia y recordarles los beneficios del cambio.

Fecha de Publicación:  24/06/2020