Más detalles sobre la migración de archivos de Drive existentes en varias ubicaciones a accesos directos y otras mejoras en los accesos directos

El año pasado, Google anunció mejoras en los accesos directos de Google Drive. Los accesos directos simplifican las estructuras de archivos y carpetas en Drive, ya que establecen punteros a los elementos en lugar de tener archivos en varias ubicaciones. 

En ese momento, también se mencionó que se migrarían los archivos existentes en varias ubicaciones a accesos directos en 2021. Esta migración ocurrirá en 2022; obtén más información a continuación sobre el cronograma actualizado:

  • A principios de 2022, los administradores recibirán una notificación por correo electrónico varias semanas antes de que comience la migración en su dominio.

    • Nota importante: Antes de que comience la migración, los administradores podrán controlar cuándo crear accesos directos en carpetas compartidas por medio de un nuevo parámetro de configuración para administradores. 

    • Los usuarios finales de Google Workspace no recibirán dicha notificación.

  • Los usuarios finales de Google Drive comenzarán a ver un banner en Google Drive acerca de la migración, tanto en la versión web como en la aplicación para dispositivos móviles. No se requiere ninguna acción adicional: la migración se llevará a cabo automáticamente.

    • Esto rige para todos los usuarios de Google Workspace y aquellos que tengan Cuentas de Google personales.

 

¿Por qué es importante?

Nuevo comportamiento de los accesos directos para los elementos almacenados en varias ubicaciones
Google reemplazará los archivos y las carpetas almacenados en varias carpetas de Google Drive por accesos directos. Este cambio simplificará las estructuras de tus carpetas y archivos, y ayudará a reducir la confusión en torno a los archivos con varias ubicaciones de carpetas superiores. 
 
Al reemplazar un archivo por un acceso directo:
  • Se preservará solo una ubicación para los archivos o las carpetas que se encuentren en varias ubicaciones actualmente. Todas las demás instancias del elemento se reemplazarán por un acceso directo.
  • Se conservarán la propiedad y los permisos de uso compartido de los archivos y las carpetas. 
  • Los administradores podrán ver un registro de estos eventos y cambios en el registro de auditoría del administrador.
 
Los administradores de Google Workspace recibirán una notificación por correo electrónico varias semanas antes de que comience el proceso en su organización. Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre el reemplazo de elementos almacenados en varias ubicaciones por accesos directos. 
 
Antes de que comience el proceso, los administradores podrán controlar cuándo se deben crear accesos directos en las carpetas compartidas. En la Consola del administrador, vaya a Apps > Google Workspace > Drive y Documentos > Upcoming changes to My Drive y, en la sección para administrar la creación de accesos directos, podrás seleccionar las siguientes opciones:
 
  • Crear accesos directos siempre: Todos los que tengan acceso a una carpeta compartida obtendrán accesos directos en ella.
  • Crear accesos directos solo para el contenido que se comparta en tu dominio y dominios de confianza: Solo los usuarios de tu organización y de dominios de confianza obtendrán accesos directos en una carpeta compartida.
  • Crear accesos directos solo para el contenido que se comparta en tu dominio: Solo los usuarios de tu organización obtendrán accesos directos en una carpeta compartida.
  • No crear accesos directos: No se crearán accesos directos para elementos de carpetas compartidas en las que los permisos de acceso varíen. 
 
Ten en cuenta que, independientemente del caso, si los usuarios antes no tenían acceso a un elemento, tampoco lo tendrán aunque puedan ver el acceso directo en Google Drive.
Varias semanas antes de que se lleve a cabo la migración en tu organización, los usuarios finales verán banners sobre el cambio en Google Drive. El proceso es automático y no requiere ninguna acción por parte de estos. Después del reemplazo, los usuarios podrán mover su archivo o carpeta a otra ubicación, o agregar un acceso directo en otra ubicación.

Detalles adicionales

Creación de accesos directos con Drive para computadoras de escritorio
Anteriormente, al usar Copia de seguridad y sincronización para establecer conexión con una computadora, era posible agregar una carpeta a una ubicación adicional usando la función Mayúsculas + Z. A partir de ahora, una vez que se haya migrado completamente a todos los usuarios a Drive para computadoras de escritorio, la función Mayúsculas + Z creará accesos directos en lugar de que haya una carpeta en varias ubicaciones.
 
Mejoras recientes en los accesos directos de Google Drive
A medida que se continua mejorando Google Drive, se brinda a los usuarios más opciones para almacenar y organizar sus archivos.
Para proporcionarles más información sobre el archivo al que vincula un acceso directo, se agregaron más datos en la ventana de detalles. Dependiendo de los permisos de uso compartido, verás información como la siguiente:
  • Quién tiene acceso a un archivo y si este se puede descargar
  • El tamaño del archivo y el almacenamiento que ocupa
  • La ubicación del archivo original
  • Quién creó el archivo y la última modificación, etcétera
Estas actualizaciones están completamente disponibles en la versión web de Google Drive; cuando lo estén en la versión para dispositivos móviles, se indicará en el blog de actualizaciones de Workspace.
 
 
Además, debido a que los permisos del archivo original no se actualizan automáticamente cuando crea un acceso directo, Google mostrará mensajes a los usuarios en las próximas semanas a fin de asegurar de que tus permisos estén configurados como deseas. Anteriormente, cuando agregabas un acceso directo a una carpeta, los usuarios que tenían acceso a ella no recibían automáticamente acceso al archivo asociado al acceso directo. Ahora, cuando cree un acceso directo, se te pedirá que otorgues acceso a los usuarios afectados.  
 

Cómo comenzar

 

Disponible para todos los clientes de Google Workspace, así como los de G Suite Basic y Business

Disponible también para los usuarios que tengan Cuentas de Google personales

 

Fuente: Blog de Google

Fecha de Publicación:  03/01/2022