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Mejora la colaboración en Docs de Google con el Panel de actividad

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G Suite facilita la colaboración eficaz de los usuarios. Una parte importante de la colaboración consiste en decidir cómo y cuándo se debe hacer seguimiento con otras personas. A fin de que puedas tomar estas decisiones con mayores fundamentos, Google incorpora el Panel de actividad en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Esta es una función que permite que los usuarios con acceso de edición consulten quién vio un archivo y cuándo lo hizo.
 

Por ejemplo, un usuario puede consultar si un compañero de trabajo ya vio un archivo y, luego, informarle que el documento se actualizó. Por su parte, un administrador de cuentas puede evaluar cuál es la mejor forma de hacer seguimiento con un socio en función de si ese socio consultó los materiales que se le habían enviado.

Desde el 7 de marzo, los administradores de G Suite tienen acceso a la nueva configuración de la Consola del administrador, donde pueden controlar la función del Panel de actividad para sus dominios o para determinadas unidades organizativas (OU). El 21 de marzo, el Panel de actividad comenzará a estar disponible para los usuarios finales de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Si deseas obtener más información, consulta la sección "Agenda de actualizaciones" que aparece debajo.

Cuándo serán visibles los datos de visualización de los usuarios

El Panel de actividad de un archivo contiene los datos de visualización, que es la información de quién vio el archivo y cuándo lo vio. Los datos de visualización que aparecen en el panel dependen tanto de la configuración de la Consola del administrador de tu organización como de la configuración individual del usuario:
  • Como administrador, puedes determinar si los datos de visualización de los usuarios de tu organización deben aparecer en el Panel de actividad. Específicamente, puedes establecer que los datos de visualización de los usuarios de tu organización sean visibles, que no sean visibles o que solo sean visibles para los miembros de tu organización. Si deseas obtener más información, consulta la sección "Revisa y cambia la configuración del Panel de actividad de tu organización" que aparece a continuación.
  • Si estableces que los datos de visualización sean visibles para la organización, los usuarios aún podrán cambiar su configuración de privacidad personal para impedir que sus datos de visualización específicos aparezcan en el Panel de actividad. En cambio, si un administrador establece que los datos de visualización de su organización no sean visibles, sus usuarios finales no podrán optar por compartirlos. Si deseas obtener más información, consults la sección "Controles de usuario final del Panel de actividad" que aparece a continuación.
Los usuarios que tengan acceso de edición a un archivo y que pertenezcan al mismo dominio que el propietario de ese archivo podrán ver el Panel de actividad del documento y los datos de visualización que estén disponibles.

Revisa y cambia la configuración del Panel de actividad de tu organización

Los controles de administrador del Panel de actividad ahora están disponibles en la Consola del administrador. Existen tres opciones:
  • Activado: Los Paneles de actividad muestran todas las visualizaciones de los usuarios, a menos que estos oculten su información de forma individual.
  • Activado - Solo para los miembros del dominio: La información de visualización de tus usuarios solo es visible en los Paneles de actividad de los archivos que pertenecen a los miembros de tu dominio. Asimismo, esta información solo es visible para los miembros de tu dominio, a menos que los usuarios oculten su información de forma individual. Los datos de visualización de tus usuarios no estarán disponibles en los Paneles de actividad de los archivos que pertenezcan a miembros de otros dominios.
  • Desactivado: Los datos de visualización de tus usuarios no aparecen en el Panel de actividad de ningún archivo. Es posible que tus usuarios puedan ver si un usuario externo vio sus archivos en función de la configuración del Panel de actividad de ese usuario externo en particular.
Si deseas saber cómo puedes cambiar el parámetro de configuración para tu organización, consulta este articulo para administradores sobre el Panel de actividad que está incluido en el Centro de ayuda.

Nota: El Panel de actividad y su configuración no afectan los datos recopilados en el registro de auditoría de Drive que se obtiene con G Suite.

Controles de usuario final del Panel de actividad

Una vez que el Panel de actividad esté disponible para tus usuarios, estos verán una notificación en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google que les explicará la función y sus opciones de control. El Panel de actividad solo mostrará los datos de visualización de un usuario luego de que este haya visto la notificación en cuestión. En otras palabras, no mostrará la actividad de los usuarios antes de que hayan visto esta notificación.
 

Todos los usuarios tendrán acceso a la configuración de privacidad que les permite establecer en cualquier momento si sus visualizaciones deben aparecer en el Panel de actividad. Si desean obtener más información sobre cómo cambiar la configuración, los usuarios pueden consultar este articulo para usuarios sobre el Panel de actividad que está incluido en el Centro de ayuda.

Agenda de actualizaciones
  • Si tu dominio pertenece al Lanzamiento rápido, el Panel de actividad no estará disponible para los usuarios finales hasta el 21 de marzo. Debido a su implementación gradual, es posible que la función no esté disponible para todos los dominios del Lanzamiento rápido hasta dos semanas después de esa fecha. 
  • Si tu dominio pertenece al Lanzamiento programado, el Panel de actividad no estará disponible para los usuarios finales hasta el 9 de abril. Debido a su implementación gradual, es posible que la función no esté disponible para todos los dominios del Lanzamiento programado hasta dos semanas después de esa fecha. 
Si deseas obtener más información sobre esta función, consulta el artículo del Centro de ayuda que explica cómo tus usuarios pueden usar y controlar el Panel de actividad. También puedes consultar este articulo para administradores de G Suite sobre el Panel de actividad que está incluido en el Centro de ayuda.

Con el paso del tiempo, se agregaran funciones al Panel de actividad a fin de brindar mayores estadísticas sobre la actividad que se realiza en los archivos y facilitar la comunicación con los colaboradores directamente desde el Panel de actividad.

Ediciones: 
  • Acceso al Panel de actividad: Disponible únicamente para las ediciones de G Suite Business, Enterprise, Education y Nonprofit. Los usuarios podrán ver el Panel de actividad de un archivo si tienen acceso de edición a ese archivo en particular. 
  • Configuración de visibilidad de los datos de visualización del Panel de actividad: Todos los usuarios tienen acceso a la configuración de privacidad del Panel de actividad, ya que en este panel pueden aparecer los datos de los usuarios de todas las ediciones de G Suite. 

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