Nueva función en Google Vault: Busca archivos por ID en Drive

Imagínate que trabajas en el equipo legal o de IT de una empresa, y te dicen: “Oye, necesito este documento YA. Tiene que estar exacto, sin errores, y lo necesitamos para una auditoría”.

Antes, encontrar ese archivo en Google Drive podía ser como buscar una aguja en un pajar. Pero hoy, eso cambia.

Google Vault acaba de lanzar una mejora que, si usas Drive en tu organización, te va a hacer la vida mucho más fácil (y precisa). Ahora puedes buscar y exportar documentos usando su ID directamente. Así como lo lees: si tienes el link del archivo o su ID, ya no necesitas saber quién lo compartió o qué había dentro para encontrarlo. Esto es un golazo para equipos legales, de cumplimiento o IT.

Puedes ingresar hasta 1000 IDs a la vez, ya sea desde la interfaz o con la API. Y ojo: esta opción solo está disponible para archivos dentro de tu dominio. La información del ID la puedes obtener desde la URL del documento o desde los metadatos de una exportación previa.

Y eso no es todo.

Vault también mejoró las opciones para incluir (o no) archivos de Shared Drives. Antes, esto era medio confuso. Ahora puedes elegir con total claridad:

  • No incluir: nada de lo que esté en Shared Drives entra en la exportación.

  • Incluir solo si el archivo fue compartido directamente contigo (aunque esté en un Shared Drive, si te lo compartieron directamente, cuenta).

  • Incluir todo lo que esté en Shared Drives.

Esto le da a tu equipo un control quirúrgico sobre qué incluir y qué no. Y cuando hablamos de investigaciones internas, auditorías o cumplimiento, cada detalle cuenta.

Vale aclarar que el comportamiento predeterminado en la interfaz y en la API no cambió, y las etiquetas antiguas en la API siguen funcionando sin problema.

¿Lo mejor?

Esta actualización ya está disponible desde el 19 de mayo de 2025 para todas las ediciones de Google Workspace que incluyen Vault:

  • Business Plus

  • Enterprise Standard y Plus

  • Education Fundamentals, Standard y Plus

  • Enterprise Essentials Plus

  • Frontline Standard y Plus

  • Y también para quienes tienen una licencia de Vault como complemento.

Si usas Google Vault en tu empresa, este es el momento de hablar con tu equipo IT y asegurarte de que están al tanto de estas mejoras. La diferencia entre perder una hora (o un día) buscando un archivo y tenerlo en segundos, podría ser también la diferencia entre un problema legal... y una solución a tiempo.

¿Te interesa saber cómo aplicar esto ya mismo?

Contáctanos al correo de soporte@arrobasystem.com y te ayudamos a configurarlo paso a paso.

Fecha de Publicación:  23/06/2025