Nuevas funciones inteligentes y de seguridad en la nueva versión de Gmail

G Suite ha ayudado a las empresas a transformar la manera en que trabajan con su paquete de aplicaciones colaborativas basadas en la nube enfocadas a la productividad .

Ahora Google anuncia actualizaciones importantes que ayudan a las más de 4 millones de empresas que pagan por el servicio de G Suite a trabajar con mayor fluidez, inteligencia y eficacia. Estas mejoras incluyen una versión mejorada de Gmail que cuenta con una nueva interfaz web, funciones avanzadas de seguridad, nuevas aplicaciones que trabajan con la inteligencia artificial de Google y aún más integraciones con otras aplicaciones de G Suite. Además, incorpora una nueva forma de administrar el trabajo sobre la marcha por medio de Tareas.

Proteje la información confidencial con las nuevas funciones de seguridad de Gmail

Dado que la protección de tus datos es la máxima prioridad de Google, el mes pasado incorporó nuevas protecciones contra la suplantación de identidad (phishing) con el objetivo de abordar las amenazas de vulneración del correo electrónico empresarial (BEC) como por ejemplo, impedir que se suplante la identidad de un alto cargo para obtener información confidencial. Con estas nuevas protecciones, Gmail ayudó a bloquear un 99.9% de los intentos de BEC mediante el envío de advertencias a los usuarios o el traslado automático de los mensajes a la carpeta de spam.

Ahora Google presenta un nuevo enfoque para la protección de la información: el modo confidencial de Gmail. Con el modo confidencial, es posible proteger contenido sensible de los correos electrónicos mediante la creación de fechas de vencimiento o revocando mensajes enviados con anterioridad. Dado que puedes establecer que la visualización de los correos electrónicos requiera una autenticación adicional a través de mensajes de texto, también es posible proteger los datos si la cuenta de correo electrónico de un destinatario se ve vulnerada mientras el mensaje está activo.

Los controles integrados de administración de derechos sobre la información (IRM) también te permiten quitar las opciones para reenviar, copiar, descargar o imprimir mensajes. De esta forma, se reduce el riesgo de que la información confidencial se comparta por error con personas equivocadas. En el transcurso de las próximas semanas, el modo confidencial se comenzará a implementar para los usuarios de la versión gratuita de Gmail y para una cantidad limitada de clientes de G Suite (la implementación general tendrá lugar más adelante).
También se rediseñaron las advertencias de seguridad en Gmail para que sean más fáciles de comprender, así como para que supongan una llamada a la acción clara por parte de tus empleados. Cuando recibas un correo electrónico que pueda suponer algún riesgo, estas nuevas advertencias, que aparecen escritas en negrita y tienen un mayor tamaño, te ayudarán a estar más informado.

Vale la pena recordarlo una vez más: Google no analiza los mensajes de Gmail con el objetivo de orientar anuncios y no se les muestran anuncios en Gmail a los clientes de G Suite.

Manténgase al tanto de los correos electrónicos sin esfuerzo mediante el uso de la inteligencia artificial de Gmail

Las nuevas funciones de Gmail que cuentan con la tecnología de la IA, como Sugerencias, Respuesta inteligente y las notificaciones con prioridad alta, ahora pueden ayudarte a dedicar más tiempo al trabajo importante.

Casi todos recibimos más correos electrónicos de lo que podemos manejar y, en ocasiones, ciertas cosas se nos pasan por alto. Con Sugerencias, Gmail te recordará de manera proactiva que hagas un seguimiento de ciertos mensajes o que respondas a determinados correos electrónicos con el objetivo de que tengas todo bajo control.

El año pasado, se incorporó Respuesta inteligente a las aplicaciones de Gmail para dispositivos móviles. Respuesta inteligente procesa cientos de millones de mensajes al día y ya interviene en más del 10% de las respuestas que se envían por medio de dispositivos móviles. Ahora Google ha introducido Respuesta inteligente en la versión web de Gmail con el objetivo de que puedas responder los mensajes con mayor rapidez.

También se incorporaron nuevas funciones en la versión para dispositivos móviles con el objetivo de minimizar las interrupciones y optimizar la organización. Las notificaciones con prioridad alta son un nuevo parámetro de configuración que solo te notifica acerca de los mensajes importantes, lo que minimiza las interrupciones por completo. Gmail también puede recomendarle cuándo le conviene anular las suscripciones a ciertas listas de distribución. Gracias a su tecnología inteligente, las sugerencias de anulación de suscripción aparecen en función de ciertos indicios, como cuántos correos electrónicos recibes de un determinado remitente y cuántos de esos mensajes realmente lees. Durante las próximas semanas, comenzarás a ver estas notificaciones en Recibidos.

Durante los últimos meses, Salesforce probó la nueva versión de Gmail para colaborar en proyectos globales. "Dado que somos el líder mundial en CRM, la capacidad para comunicarnos de forma rápida y segura con nuestros socios internacionales es fundamental", afirma Jo-ann Olsovsky, vicepresidente ejecutivo y director de TI de Salesforce. "La inteligencia integrada de Gmail y su nueva interfaz sencilla permiten que nuestros empleados colaboren con mayor inteligencia y rapidez, y que dediquen menos tiempo a administrar Recibidos y más tiempo a impulsar el éxito de nuestros clientes".

Obtenga mejores resultados desde Recibidos con herramientas fáciles de usar

Google también rediseñó la aplicación web de Gmail para que puedas adoptar medidas de manera aún más rápida. En Recibidos, ahora puedes ver los archivos adjuntos y hacer clic en ellos antes de abrir una conversación. También puedes desplazarse sobre los mensajes (sin hacer clic en ellos) para realizar ciertas acciones, como confirmar la asistencia a una reunión, archivar una conversación de correo electrónico o posponer un mensaje hasta el momento indicado.

Como parte de este nuevo diseño, Gmail también ofrece una sólida integración con otras aplicaciones de G Suite que son utilizadas a diario. Ahora,  se pueden crear invitaciones de Calendario de forma rápida, editarlas o establecer referencias a esas invitaciones. Además, pueden apuntarse ideas en Keep o administrar tareas pendientes en Tareas, todo desde el panel lateral de Recibidos.

El panel lateral también facilita el acceso a Complementos de Gmail, como las aplicaciones empresariales de terceros que puedas utilizar. De esta forma, no es necesario que alternes entre diferentes pestañas o aplicaciones durante tu trabajo. En los próximos meses comenzará a verse la integración del nuevo panel lateral en otras aplicaciones de G Suite, como Calendario, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

La versión web de Gmail cuenta con nuevas funciones nativas sin conexión que permiten trabajar sin interrupciones, incluso sin acceso a red Wi-Fi. Busca, escribe, responde, borra o archiva hasta 90 días de mensajes sin conexión, del mismo modo en que si estuviese trabajando en línea. Los grupos de trabajo podrán comenzar a usar las funciones sin conexión durante las próximas semanas.

También Google incorpora una nueva versión de Tareas en la versión web, así como nuevas aplicaciones para dispositivos móviles para realizar tu trabajo sobre la marcha. Puedes usar esta herramienta para crear tareas y subtareas, con sus correspondientes fechas de entrega, para recibir notificaciones y así mantenerte al día con el trabajo.

Además, dado que Tareas tiene una sólida integración con G Suite, basta con arrastrar un correo electrónico de Gmail y soltarlo en Tareas para crear una nueva tarea. Aquellas que disponen de fechas de entrega también pueden aparecer en Calendario.

Desde hoy se pueden descargar las nuevas aplicaciones de Tareas para dispositivos móviles en Google Play Store o iOS App Store.

La nueva experiencia de Gmail ya está disponible para las empresas a través del Programa de usuarios pioneros de G Suite (EAP) y se puede activar en la Consola de Administración. Obten más detalles sobre cómo puedes activar la experiencia en esta entrada. Atención: El soporte sin conexión, el modo confidencial (actualización limitada), la función Sugerencias, las notificaciones con prioridad alta y las sugerencias de anulación de suscripción comenzarán a estar disponibles en el transcurso de las próximas semanas. 

Los usuarios que tienen cuentas personales de Gmail también pueden habilitar la nueva experiencia. Solo tienen que dirigirse a Configuración en la esquina superior derecha y seleccionar "Probar la nueva versión de Gmail".

Por último, si necesitas ayuda para comenzar a usar la nueva versión de Gmail, consulta este artículo del Centro de ayuda o esta hoja de referencia de nuestro Centro de aprendizaje. 

 

URL Original: https://gsuiteupdates.googleblog.com/2018/04/introducing-new-gmail.html

Fecha de Publicación:  16/05/2018