Nuevas opciones para comentar en archivos de Microsoft en Drive

Google Drive facilita la tarea de almacenar y compartir archivos en la nube para que puedas colaborar de forma segura con tus equipos y clientes mientras viajas. Google entiende que los equipos trabajan con todo tipo de archivos y herramientas para hacer las cosas. A partir de hoy, estamos posibilitando comentar directamente más tipos de archivos, incluidos archivos de Microsoft Office, PDFs e imágenes, sin tener que convertirlos en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

Cuando colaboras con una agencia externa, negocías un contrato con un cliente o coordinas un acuerdo de venta con un proveedor, es probable que estés tratando con múltiples formatos de archivo. Con esta actualización, ahora puedes comentar esos archivos en Drive de la forma en que estás acostumbrado en Google Docs. En el panel de vista previa de Drive, comenta, asigna tareas o menciona compañeros de trabajo. Las personas con las que trabajas pueden responder, incluso si no están usando G Suite. Digamos que tu compañero de trabajo abre un archivo en su computadora portátil con Windows utilizando MS Word, él verá tu comentario en el archivo y podrá responder desde allí.

Con los comentarios en la vista previa de Drive, no necesitarás abrir otras herramientas para completar las tareas. En su lugar, abre los archivos de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint en la vista previa de Drive y escribe algún comentario para después volver a trabajar.

AODocs, una compañía que ayuda a las empresas a reemplazar sus aplicaciones heredadas de administración de documentos y automatizar los procesos comerciales integrados con Drive, ha estado probando la nueva función de comentarios de Drive durante los últimos meses. Como AODocs ayuda a las empresas a realizar la transición de los sistemas heredados, a menudo colaboran con licencias distintas de software. 

"Con frecuencia utilizamos la función de comentarios en Google Docs y Slides al preparar documentos de especificaciones, revisar propuestas de proyectos y crear materiales de marketing", afirma Stéphane Donzé, director ejecutivo y fundador de AODocs. "Con los comentarios en la función Drive Preview, ahora podemos extender los mismos procesos de colaboración, revisión y validación a las aplicaciones, imágenes y archivos PDF de Microsoft Office".

Colabora en archivos de Excel, así como en otros archivos de Microsoft, todo dentro de Google Drive. 

La capacidad de comentar en el modo de vista previa de Drive es solo un ejemplo de interoperabilidad entre los productos de G Suite y Microsoft Office. También puedes usar un complemento de Drive para Outlook para facilitar la inserción de archivos almacenados en Drive en un correo electrónico de Outlook y guardar los archivos adjuntos entrantes en tu Drive desde Outlook. Nuestro centro de ayuda tiene más detalles para administradores, sobre cómo habilitar el complemento.

Por supuesto, también puedes convertir archivos de Microsoft Office en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones. Haz clic en Archivo > Descargar como y selecciona el tipo de archivo que necesitas. Por último, puedes elegir editar archivos de Microsoft sin convertirlos completamente usando el Modo de Compatibilidad de Office (OCM).

Información adicional para admins de G Suite

Como parte de este lanzamiento, también será cambiada la configuración de permisos "Puede ver" para archivos de MS Office. Esto crea una mayor interoperabilidad entre Google Drive, Microsoft Office y otras aplicaciones populares.

¿Qué está cambiando?

• Los usuarios con acceso "Puede ver" a los archivos de MS Office comenzarán a ver los comentarios añadidos después del lanzamiento de este cambio, pero no podrán responder a esos comentarios ni crear nuevos comentarios.
• Los archivos de MS Office con comentarios agregados antes de este cambio (es decir, el uso de la API de Google Drive o de una versión anterior de esta función) no se verán afectados.
• Los comentarios, elementos de acciones y ediciones sugeridas en los archivos de Google Docs, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos continuarán siendo invisibles para los usuarios con acceso "Puede ver".

Además de realizar y responder a los comentarios a nivel de archivo mientras se realiza una vista previa de un archivo en la Vista previa de Google Drive, los usuarios ahora pueden hacer nuevos comentarios en línea (a.k.a. anclados), por ejemplo: 

• Dibujar un rectángulo en un PDF o PowerPoint (.pptx) o archivo de imagen y hacer un comentario anclado.
• Seleccionar una oración en MS Office Word (.docx) o PowerPoint (.pptx) o archivo PDF y hacer un comentario anclado (similar a los comentarios en Google Docs).
• Seleccionar una celda en el archivo MS Office Excel (.xlsx) y realizar un comentario basado en la celda.

Esta nueva característica también admite la importación y exportación de comentarios al archivo subyacente para ciertos formatos de archivo OOXML, como los formatos de archivo de MS Office (.docx, .xlsx, .pptx) y archivos PDF. Esto significa que los comentarios existentes disponibles en esos formatos de archivo se importarán y se mostrarán en Drive Preview. Además, los comentarios realizados en Drive Preview se exportarán al archivo subyacente para que, al abrir el archivo con la aplicación cliente local, puedas ver los comentarios realizados en Drive Preview.

More Information

Help Center: Comment on Microsoft Office files, PDFs, images, and other files in Google Drive

URL Original: https://gsuiteupdates.googleblog.com/2018/02/comment-on-files-in-drive-preview-mode.html

Fecha de Publicación:  23/02/2018