Solicita y revisa aprobaciones formales de documentos en Documentos de Google

Anteriormente, Google lanzó una nueva versión beta para solicitar y revisar aprobaciones formales en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Ahora queremos lanzar esta función para más usuarios. Una vez que se solicita una aprobación, los responsables de aprobación pueden aprobar documentos, rechazarlos, agregarles comentarios o editar los archivos en respuesta a la solicitud. Estas acciones se pueden realizar sin salir del entorno seguro de Google Workspace. 

 

Solicitud de aprobación en un documento de Google

¿Por qué usar esta función? 

Lograr aprobaciones de documentos puede ser una tarea difícil cuando colaboras con muchas partes interesadas y tienes varias prioridades. Esta función permite fácilmente obtener esas aprobaciones y ver quién las otorgó.

También garantiza que se notifique a todos los revisores cuando se realicen cambios en un documento y que se vuelva a aprobar la última versión del archivo. Además, una vez que todos los revisores dan su aprobación, el archivo se bloquea y no se puede editar, lo que garantiza la integridad de su documento. 

Esperamos que esta función agilice el flujo de trabajo necesario para conseguir aprobaciones de contratos, documentos legales y otras situaciones en las que se requiera una aprobación formal. 

Detalles adicionales 

Una vez que se envía un documento para su aprobación, los revisores reciben notificaciones por correo electrónico, mediante el navegador o en Google Chat, según la configuración web seleccionada de Google Drive para recibir notificaciones. Luego recibirán un vínculo directamente al documento. 

Si estableces una fecha límite, los revisores recibirán recordatorios por correo electrónico de que su aprobación es necesaria o venció. También podrás bloquear el documento para evitar que un usuario edite el contenido o deje comentarios y sugerencias. 

Nota: Los documentos permanecerán desbloqueados de forma predeterminada hasta que estén completamente aprobados. 

Si solicitas la aprobación de varias personas, el documento se considerará aprobado una vez que lo aprueben todos los revisores. Si se realiza un cambio durante el proceso de aprobación, todos los revisores deberán volver a aprobar la última versión del archivo y recibirán notificaciones por correo electrónico al respecto. La solicitud de aprobación del documento se rechazará para todos los revisores si uno rechaza el archivo. 

Una vez que todos los revisores aprueben el documento, se bloqueará el archivo. Los archivos bloqueados no se pueden editar hasta que se desbloqueen o aprueben. Ten en cuenta que, si desbloquea el archivo, se cancelará la solicitud de aprobación actual. 

Cómo comenzar 

 

 

Habilitación de la función de aprobaciones en la Consola del administrador

 

 

Disponible para clientes de Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus y Nonprofits, así como también para clientes de G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education

No disponible para clientes de Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline ni G Suite Basic 

No disponible para usuarios que tengan Cuentas de Google personales 

 

Fuente: Blog de Google

Fecha de Publicación:  01/12/2021