Clasificación de contenido, control y DLP mejorados con etiquetas de Google Drive

A principios del 2021, Google anunció una versión beta de tres funciones que pueden ayudar a categorizar el contenido y mejorar su protección a gran escala. Las etiquetas de Drive ahora están disponibles de forma generalizada, y la clasificación automatizada con prevención de pérdida de datos de Workspace y las restricciones de uso compartido basadas en etiquetas estarán disponibles para el público en general durante las próximas semanas.

  • Etiquetas de Drive: El cambio de nombre y la actualización de la función de metadatos de Drive anunciada con anterioridad permite a los administradores configurar etiquetas personalizadas (previamente "metadatos") para un dominio. Luego, los usuarios pueden aplicar estas etiquetas a archivos en Drive para garantizar que estos se manipulen correctamente. La función ya está disponible para el público en general.

  • Clasificación automatizada con prevención de pérdida de datos (DLP) de Workspace: La clasificación automatizada puede ayudar a las organizaciones a agregar automáticamente etiquetas de Drive al contenido según reglas definidas por el administrador y detectores de contenido predefinidos.

    • La función facilita el uso a gran escala de etiquetas y, a la vez, reduce el riesgo de errores de clasificación manual. También brinda protección adicional contra el contenido no etiquetado.

    • Los administradores pueden permitir que los usuarios finales cambien las etiquetas que aplica la DLP para brindar flexibilidad a su organización. Esto permite a los administradores equilibrar sus casos de uso entre la posibilidad de que los usuarios elijan y la aplicación de políticas de administrador con base en reglas de DLP.

  • Restricciones de uso compartido basadas en etiquetas con integración de prevención de pérdida de datos (DLP) de Workspace: Los administradores pueden configurar restricciones de uso compartido para aplicar a todos los archivos que tengan una etiqueta determinada. Por ejemplo, los administradores de DLP pueden configurar una regla que muestre a los usuarios una advertencia cada vez que intenten compartir un archivo etiquetado como "Interno" y otra regla que bloquee el uso compartido externo o evite la descarga y la impresión de todos los archivos que tengan la etiqueta "Secreto absoluto".

¿Por qué usar estas funciones?

El manejo especial de datos sensibles es un elemento fundamental de una política sólida de control de la información. El primer paso es etiquetar los archivos que puedan contener propiedad intelectual sensible, información de identificación personal, datos sujetos a normativas de cumplimiento especiales y otras características particulares. Además, las etiquetas ayudan a los administradores a evitar que se compartan, impriman y descarguen de manera externa archivos clasificados por medio de la integración con la prevención de pérdida de datos (DLP). Los administradores también pueden crear etiquetas para indicar nombres de departamentos, tipos de documentos, estados de archivos y cualquier otra clasificación que se les ocurra, a fin de facilitar el descubrimiento de contenido en la búsqueda avanzada.

 

Cuando se usan junto con la clasificación automatizada, las etiquetas de Drive pueden agregarse automáticamente según reglas de DLP definidas por el administrador y detectores de contenido predefinidos. La clasificación automatizada puede ayudar a expandir las iniciativas de clasificación y protección de datos, ya que reduce la carga administrativa y los posibles errores asociados con las etiquetas manuales.

Detalles adicionales

Una vez que los administradores activen la función de etiquetas y las publiquen, los usuarios que puedan usar una etiqueta determinada podrán aplicarla a archivos de Drive. Pueden hacerlo a través del menú contextual de Drive, el panel de detalles de Drive o la opción Etiquetas del menú Archivo de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Los usuarios pueden buscar todos los archivos a los que tengan acceso con una etiqueta determinada mediante la función de "búsqueda avanzada" de Drive.

Cada empresa puede tener una "etiqueta con distintivo", que se verá de manera prominente como un rectángulo de color en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para recordar a los usuarios que manipulen esos archivos con cuidado. Los administradores también pueden configurar etiquetas estándar, que igualmente podrían representar información importante y usarse para aplicar de manera forzosa una política, pero no tendrán la misma prominencia visual.
Los administradores pueden definir etiquetas personalizadas para su organización

 
Los usuarios pueden agregar etiquetas a archivos de Drive (si lo permite el administrador) o aprovechar la clasificación automática

 

Los administradores pueden configurar reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) para archivos que tengan una etiqueta específica

Cómo comenzar

 

Etiquetas de Drive

Disponibles para clientes de Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus y Nonprofits.
No disponibles para clientes de Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals y Frontline, ni para aquellos de G Suite Basic y Business.

 

Clasificación automatizada y restricciones de uso compartido basadas en etiquetas con integración de DLP

Disponibles para clientes de Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus y Education Plus.
No disponibles para clientes de Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline y Nonprofits, ni para los de G Suite Basic y Business.

 

Fuente: Blog de Google

Fecha de Publicación:  03/01/2022