¿Compartiste un archivo en Drive y olvidaste quitarle el acceso? Ya no más.

Imagínate esto: compartes una carpeta con alguien “solo por unos días”... y tres meses después esa persona sigue entrando como si nada.
No por mala intención, claro. Pero tú ya ni te acordabas que le diste acceso. Y ahora no sabes qué archivos vio, si descargó algo sensible, o si ya no debería estar ahí.

Pues buenas noticias: eso ya tiene solución.

Google por fin escuchó.

Hace un tiempo, esta función solo se podía usar a través del API (sí, una cosa más técnica, poco práctica para la mayoría).
Pero ahora, con el nuevo cambio de Google Drive en Rapid Release, puedes ponerle fecha de vencimiento al acceso de archivos y carpetas directamente desde la ventana de compartir.

Y lo mejor: sin ser administrador, sin complicarte la vida.

Abres el archivo, eliges a quién se lo mandas… y listo: le pones una fecha de vencimiento para que el acceso desaparezca solito.

¿Para qué sirve esto?

Te lo explico con ejemplos reales:

  • Tienes un diseñador freelance y le compartes unas imágenes. Le das acceso solo por una semana. Después, se borra solo.

  • Le pasas un presupuesto a un cliente. Ya no tienes que acordarte de quitarle el acceso después de que lo revisen.

  • Compartes una carpeta de materiales a una clase o grupo temporal. Termina la actividad y se bloquea sola.

Cero preocupaciones. Cero olvidos. Mucho más seguro.

¿Y las carpetas?

Aquí hay una joya que muchos esperaban:
Ahora también puedes poner fecha de vencimiento al acceso como “Solo lectura” en carpetas completas.

Esto significa que si alguien solo necesita ver los archivos por un tiempo (sin editar nada), puedes programar su acceso… y se le quita sin que tengas que hacer nada después.

También mejoraron algo importante

Antes, si le dabas acceso como Editor temporal a alguien, al expirar, perdía el acceso por completo, aunque tuviera otro permiso en la carpeta madre.

Ahora eso cambió.

Cuando el permiso de Editor vence, esa persona recupera automáticamente su acceso anterior, por ejemplo como lector.
Un detalle que evita bloqueos innecesarios y malos entendidos.

¿Dónde funciona?

Actualmente puedes usar esta función desde:

  • Web (navegador)

  • Teléfonos Android

Nota: En dispositivos iOS (como iPhone o iPad), aún no está disponible ni en Mi Unidad ni en Unidades Compartidas.

¿Y los administradores?

Por ahora, no hay controles específicos para administradores. Es una función que ya viene activada por defecto para todos los usuarios.

Si quieres saber cómo usarlo paso a paso, Google tiene un artículo en su centro de ayuda con todo el detalle. Pero sinceramente, es tan fácil que lo entiendes al primer intento.

¿Quiénes pueden usar esta función?

Está disponible para usuarios de:

  • Google Workspace Business (Starter, Standard, Plus)

  • Google Workspace Enterprise (Starter, Standard, Plus)

  • Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus

  • Education Standard y Education Plus

  • Frontline (Starter, Standard, Plus)

  • También: Google One AI Premium, Google AI Pro y Ultra

¿Y qué deberías hacer tú?

Solo piensa:

  • ¿A cuántas personas le diste acceso a algo “temporal”… y siguen entrando?

  • ¿Cuántas veces te da flojera entrar a quitar accesos manualmente?

  • ¿Cuánto más seguro y profesional sería si tuvieras el control desde el principio?

Pues ahora puedes hacerlo.
Más limpio. Más seguro. Más fácil.
Y desde donde ya estás acostumbrado a trabajar.

Fecha de Publicación:  05/12/2025