Diez consejos para mejorar la comunicación

G Suite es la opción preferida de las empresas para trabajar y mantener a sus equipos comunicados con sus efectivas herramientas. ¡Conoce nuestros 10 consejos para aprovechar al máximo sus aplicaciones!

 

1. Determina la importancia por medio de los asuntos

    El correo de Google (Gmail) agrupa en conversaciones los correos que tengan el mismo asunto. ¡Aprovecha ésta función para encontrar fácilmente tus correos! Aquellos que sean de un tema en específico ponles un asunto que permita enlazar los mensajes relacionados y palabras que muevan a la acción. Y no te preocupes si el tema cambia, sólo tienes que modificar el asunto según corresponda, pero tú sabrás que se siguen tratando de lo mismo y no se enlazarán mensajes que no tengan relación.

    2. Pospón tus correos 

    El que recibas muchos correos al mismo tiempo no significa que tengas que responderlos todos enseguida. El punto anterior te ayuda a separar los correos importantes de los comunes, pero si aún así no tienes mucho tiempo disponible, puedes posponer los correos importantes para resolverlos en otro momento. Cuando ya tengas tiempo, el correo aparecerá en la parte superior de tu bandeja de entrada.

    3. Gestiona diferentes firmas a la vez

    Dependiendo de su asunto, cada correo requiere de una firma diferente; sin embargo, gestionar cada una de las firmas puede llevar demasiado tiempo. Utiliza respuestas predefinidas para crear y gestionar fácilmente todas tus firmas a la vez, de este modo, sólo tendrás que escoger la indicada para cada ocasión.

    4. Oculta las conversaciones irrelevantes

    ¿No te parece molesto que te sigan apareciendo correos que no tienen nada qué ver con tu trabajo y sólo te llenan de espacio la bandeja de entrada? ¡Pues se acabó! Puedes silenciar este tipo de conversaciones para que se archiven en otro lado automáticamente. No tendrás que volver a ver estas conversaciones a menos de que te añadan en el campo de “Para” o “Cc” en los siguientes correos. Ahora sí ¡A leer los correos que sí importan!

    5. ¡No esperes a que te contesten los correos, comunícate con videollamadas!

    No hay nada como hablar frente a frente para ponerse de acuerdo con los proyectos o hablar con los clientes, podría parecer difícil dada la situación actual por el COVID-19, pero no es así. Con la herramienta de Google Meet puedes hacer videollamadas con una o varias personas desde cualquier dispositivo para tener una conversación más detallada, aunque si sólo necesitas respuestas pequeñas puedes aprovechar el chat de Google Chat.

    6. Comparte contenido y colabora con Google Chat

    Si tienes que ponerte de acuerdo con tu equipo para los próximo proyectos, usa Google Chat para que todos puedan tener claridad sobre las ideas de sus compañeros a través de chats, compartiendo archivos, recursos online y trabajando proyectos simultáneos mientras hablan acerca de los avances y modificaciones por el chat. 

    7. Programa reuniones desde tu bandeja de entrada

    ¿El siguiente proyecto se está tornando delicado? Tal vez lo mejor sea que todos lo discutan directamente para resolver las dudas y una reunión en la oficina es la mejor opción. Pero dado que todos debemos permanecer en nuestras casas, ésta tendrá que hacerse a través de videollamadas. Aún así, la organización es importante. Programa todas tus reuniones con Gmail desde tu bandeja de entrada, los eventos se crean en automático con el asunto como título, los mensajes como descripción y los destinatarios como asistentes.

    8. Desházte de los errores

    Cuando escribes correos importantes es importante revisar que estén bien escritos, pero a veces pueden esquivar nuestro ojo clínico una palabra o acento. También pasa que se nos olvidó agregar a un destinatario o al final el correo ya no es necesario, pero ya lo enviamos. ¡No te preocupes! Podrás ahorrarte la pena habilitando la función de “Deshacer el envío” en Gmail. Ésta recupera el mensaje 30 segundos después de su envío y podrás disponer del mismo.

    9. Resuelve dudas adjuntando mensajes

    En caso de que algo no le haya quedado claro a tus compañeros y quieras ayudarles a resolver sus dudas, puedes enviarles archivos con toda la información que necesiten. Gmail te permite adjuntar archivos de hasta 25 MB de tamaño, a partir de 30 GB debes tener los archivos en un Drive y compartir el acceso.

    10. ¡Ahorra tiempo! Envía mensajes a grupos grandes con una sola dirección de correo electrónico

    Grupos es una herramienta de Google que te ayuda a optimizar tus tiempos y envío de correos. Con ella, puedes utilizar una dirección de correo electrónica exclusiva del grupo para enviar información y compartir varios archivos a la vez. 

    Si envías correos electrónicos a menudo a las mismas personas sobre un proyecto o tema, puedes ahorrar tiempo si creas un grupo con Grupos. Utiliza la dirección de correo electrónico del grupo para enviar información o compartir archivos con todos sus miembros a la vez. Ahora es más rápido y fácil mantener al día a todas esas personas.

     

    Fuente: Centro de Aprendizaje de G Suite