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Nuevas características de Google Docs para la colaboración en equipo

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Ubicar a la gente en la misma página para un proyecto puede ser difícil. Se requiere gestionar un montón de opiniones y sugerencias. Lo último que debería preocuparte, es estar seguro de que tu equipo está literalmente trabajando en el mismo documento. Es por eso que Google ha creado poderosas herramientas de edición en Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones, para que los equipos puedan trabajar juntos al mismo tiempo, utilizando la versión más actualizada.

Ahora existen nuevas actualizaciones para mejorar el "control de versiones", personalizar las herramientas de flujos de trabajo y ayudar a los equipos a localizar la información cuando la necesitan.

Sigue los cambios, y crea progresos

Pueden existir docenas de ediciones para hacer un documento correcto, especialmente un acuerdo legal, una propuesta de proyecto o un documento de investigación. Estas nuevas actualizaciones de Docs te permiten realizar un seguimiento más fácil de los cambios hechos por tu equipo de trabajo. Ahora, el equipo puede:

  1. Nombrar versiones de un Documento, Hoja de cálculo o Presentaciones en web.

Ser capaz de asignar nombres personalizados a las versiones de su documento es una gran manera de mantener un registro histórico del progreso del equipo. También es útil para comunicar cuando un documento es realmente definitivo. Puedes organizar y realizar un seguimiento de los cambios hechos por tu equipo en un solo lugar en "Historial de versiones" (anteriormente conocido como "Historial de revisiones") en la web. Selecciona Archivo> Historial de versiones> Nombre de la versión actual. Para una recuperación aún más rápida, hay una opción para seleccionar "Mostrar sólo versiones con nombre" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

  1. Pre-visualizar "versiones limpias" de Documentos en la web para ver cómo luce el Documento sin comentarios o sugerencias de modificaciones.

Seleccione Herramientas> Revisar ediciones sugeridas> Previsualizar aceptar todo o Vista previa rechazando todo.

  1. Aceptar o rechazar todas las sugerencias de edición al mismo tiempo en el Documento para que el equipo no tenga que revisar cada signo de puntuación o actualización de formato.

Selecciona Herramientas> Revisar modificaciones sugeridas> Aceptar todas O Rechazar todas.

  1. Sugerir cambios en un documento desde un dispositivo Android, iPhone o iPad.

Haz clic en el menú de tres puntos en la parte inferior derecha de la pantalla de un Documento para sugerir ediciones sobre la marcha. Activa la opción "Sugerir cambios" y comienza a escribir en "modo de sugerencia".

  1. Comparar los documentos y revisa las líneas de texto instantáneamente en Documentos con los complementos de Litera Change-Pro o Workshare. 
Esta es una manera rápida de ver y aceptar todos los cambios (o rechazarlos) y las versiones de nombres de un documento.

 

Utilizar nuevas plantillas, añade funcionalidad para ahorrar tiempo

Los equipos usan plantillas en Documentos y Hojas de cálculo para ahorrar tiempo en el formateo. Al mismo tiempo, los desarrolladores están creando complementos para personalizar la funcionalidad ¿por qué no reunir estos dos?. Es por eso que Google está introduciendo nuevas plantillas con complementos incorporados, con la posibilidad de crear una propia, por lo que las nuevas plantillas no sólo se ven bien, sino que se aseguran de que el trabajo sea realizado.

Estas plantillas te permiten personalizar e implementar herramientas específicas para los flujos de trabajo de tu organización. Se han lanzado cinco ejemplos de esto en la galería general de plantillas, como la nueva plantilla Mutual de no-divulgación (NDA) de LegalZoom y DocuSign. Con esta plantilla, las empresas pueden crear rápidamente un NDA y recopilar firmas mediante el complemento DocuSign para Docs. Bonus: también detecta automáticamente los campos de firma necesarios en la plantilla, lo que ahorra aún más tiempo cuando solicita firmas.

Esta es sólo una de las nuevas plantillas. También se ha trabajado con Lucidchart para crear un manual de procesos de negocio, PandaDoc para un acuerdo de consultoría, Supermetrics para un informe de tráfico pagado en el sitio web y EasyBib para un informe MLA. Cada uno debería ayudarte a ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia en los flujos de trabajo de tus equipos.

Además, puedes crear tu propia plantilla con un complemento incorporado personalizado para los flujos de trabajo de la empresa. Por ejemplo, crea una plantilla de hojas de cálculo junto con un complemento para obtener aprobaciones internas o una plantilla de factura en Docs (junto con un complemento) que extrae información del sistema de CRM.

Como Administrador, si actualmente no permites a tus usuarios instalar complementos, puedes seguir utilizando estas nuevas plantillas implementando complementos específicos solamente. O bien, si prefieres permitir a tus usuarios instalar sólo algunos complementos, puedes bloquear los ámbitos de OAuth de terceros específicos y añadir a la lista blanca sólo los complementos de confianza.

Ten en cuenta que las plantillas emparejadas con complementos cumplen las mismas configuraciones de la Consola de administración que todas las demás plantillas y están disponibles sólo en inglés.

La nueva plantilla Mutual NDA de LegalZoom y DocuSign te permiten recopilar las aprobaciones de NDA.

Encuentra la información que necesitas, cuando la necesitas

A veces, la parte más difícil de crear una propuesta o presentación de cliente es rastrear la información que necesitas incluir en ella. A partir de hoy para los clientes de G Suite Business y Enterprise, Google Cloud Search se integrará con Documentos y diapositivas a través de la función Explorar. Utilizando Machine Intelligence, Cloud Search ofrece información relevante para ayudarte a trabajar más eficientemente a lo largo de tu día.

Para comenzar, abre la pestaña Explorar en Documentos o Presentaciones y escribe lo que estás buscando. Cloud Search te mostrará detalles importantes de tu información a través de las aplicaciones de G Suite, incluyendo Gmail, Drive, Calendar, Sites y más, para ayudarle a crear Documentos y presentaciones de primera categoría.

Ahora puedes utilizar Google Cloud Search a través de la función Explorar en Documentos y diapositivas.

Los equipos están utilizando Docs para colaborar de manera creativa. Consulta esta publicación (inglés solamente) para obtener inspiración o visita el homepage de Google Docs para comenzar. 


Ediciones:

  • Versiones, Sugerencias, y plantillas
    • Disponible para todas las ediciones de G Suite.
  • Cloud Search en Explorar
    • Disponible para G Suite Business y Enterprise con Cloud Search habilitado.

 

URL original:

https://gsuiteupdates.googleblog.com/2017/08/get-on-same-page-new-google-docs.html

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