Piensa en Macro: graba acciones en Google Sheets para evitar el trabajo repetitivo

Desde su debut hace casi 40 años, las hojas de cálculo se han mantenido en el núcleo de cómo las empresas hacen el trabajo. Desde el análisis de los ingresos trimestrales hasta actualizar el inventario de productos, las hojas de cálculo son fundamentales para ayudar a las empresas a reunir y compartir datos para tomar decisiones más rápidas e informadas, pero ¿Qué más se puede hacer si están en la nube?

A parte de lo anterior, Google Sheets tiene muchas más acciones para ayudar a los equipos a analizar y visualizar sus datos, incluyendo una forma de registrar macros en la nube para automatizar tareas repetitivas, así como más opciones de formato.

Graba macros en hojas de cálculo y evita las tareas mundanas

Google quiere ayudar a las empresas a automatizar su trabajo tomando un acercamiento diferente a las macros: la nube en primer lugar. Para ello, puedes grabar macros en las hojas de cálculo de Google. Digamos que necesitas dar formato a nuevas importaciones de datos o construir el mismo gráfico en varias hojas de datos trimestrales. Repetir los mismos pasos de forma manual puede tomar horas, pero la grabadora de hojas de macros te permitirá grabar esas acciones y reproducirlas en un comando sin tener que escribir ningún código.

Así es como funciona: cuando se graba una macro, Google Sheets convierte las acciones de macro en una secuencia de comandos de 'Apps Script' automáticamente. Si deseas actualizar la macro, sólo tienes que editar el script directamente en lugar de tener que volver a grabar la macro desde cero. También puedes escribir tus propias funciones de Apps Script e importarlas como nuevas macros.

La mejor parte acerca de las macros en Google Sheets, es que están construidas para su uso en archivos basados en la nube, lo cual significa que los equipos pueden ejecutar macros al mismo tiempo en que otros están trabajando en la hoja de cálculo sin interrumpirlos.

Por ejemplo, un equipo de finanzas que tiene una reunión de presupuesto puede ejecutar una macro, mientras se hace una revisión de la misma hoja de cálculo. Esto también significa que los compañeros de trabajo o clientes no se verán obligados a descargar los archivos confidenciales para poder utilizar tus macros. Dado que los archivos de hojas están en la nube, puedes mantener controles estrictos sobre quién puede ver y compartir.

¿Qué más tienen las Hojas de Cálculo?

En los últimos años, se ha hecho un gran esfuerzo sobre la construcción de nuevas características en las Hojas de cálculo para ayudar a las empresas a visualizar, analizar y compartir sus datos más fácilmente.  

Sheets también tiene funciones de cascada y 3D para integrar gráficos, manteniendo los datos actualizados tanto en Docs como en Diapositivas (Slides) -incluso aunque se muevan los archivos- así como más funciones (más de 400 hasta ahora), opciones adicionales de formato, de impresión y más.

Además, tienes la posibilidad de añadir saltos de página de impresión, tamaños de papel personalizados, más opciones para el agrupamiento de filas y columnas,  casillas de verificación en las celdas y agrupar los datos por períodos de tiempo (como semanas, meses o años) cuando se crean tablas dinámicas.

De manera adicional puedes hacer uso de tablas dinámicas inteligentes en Google Sheets, para ayudarte a analizar y encontrar nuevos puntos de vista, sin importar que tan hábil seas en el análisis de datos.

Empresas como Whirlpool Corporation y Sanmina están utilizando Google Sheets para un análisis de datos más colaborativo.

Estas herramientas están diseñadas para hacer de las hojas de cálculo un valioso recurso para las empresas, ¡Aprovecha sus funciones y mejora la productividad de tu negocio mientras ahorras tiempo!

Más información acerca de las hojas de cálculo, puede consultarse en el Centro de aprendizaje.

Fecha de Publicación:  26/04/2018