Diez consejos para Google Drive

Drive recibió recientemente algunas actualizaciones que harán que sea más fácil encontrar, organizar, ver y colaborar en la creación y edición de sus archivos. Por ello pensamos que es buen momento para compartirles algunos consejos para mejorar su productividad con Drive.

Drive recibió recientemente algunas actualizaciones que harán que sea más fácil encontrar, organizar, ver y colaborar en la creación y edición de sus archivos. Por ello pensamos que es buen momento para compartirles algunos consejos para mejorar su productividad con Drive.

1. Instalen Google Drive en su computadora para organizar sus documentos y llévenlos a todas partes instalándolo también en su teléfono o tablet con Android o iOS. Sólo arrastren y suelten sus archivos en la carpeta de Google Drive en su computadora para empezar a sincronizar sus cosas.

2. Utilicen la función de compartir en Drive para compartir carpetas completas o algún archivo en particular con una persona, varias o con un grupo de trabajo completo. Podrán elegir entre sólo dejar que las otras personas visualicen el documento o que puedan comentar y editarlo.

3. Trabajen de manera simultánea en un mismo documento, hoja de cálculo o presentación con sus colegas o compañeros de equipo y vean los cambios aparecer en tiempo real. Utilicen la función de comentarios para agregar notas y discutir acerca del contenido con sus colaboradores. En los documentos incluso podrán conversar en el chat en tiempo real.

4. Establezcan el acceso sin conexión utilizando Chrome para seguir trabajando en Google Drive cuando su computadora no tenga conexión a Internet. De este modo, cuando no haya una conexión a Internet cerca, podrán abrir sus documentos y hojas de cálculo, mover carpetas de lugar y editar sus documentos. En cuanto se vuelvan a conectar a Internet, sus cambios se sincronizarán automáticamente en todos sus dispositivos.

5. Pueden crear documentos nuevos e inspirarse con la galería de plantillas, o subir y convertir documentos existentes realizados en Word, Excel y PowerPoint, entre otros, para poderlos editar y compartir fácilmente. Adicionalmente podrán subir imágenes a sus documentos o insertar videos de YouTube a sus presentaciones para hacerlas más atractivas.

6. Consulten el historial de revisiones de su documento, hoja de cálculo o presentación para saber quién ha visto el documento y para ver qué cambios han realizado ustedes o sus colaboradores. También podrán revertir a una versión anterior de un archivo y ver las ediciones realizadas a cualquiera de estas versiones.

7. Encuentren fácilmente sus archivos con la búsqueda por persona. ¿No pueden recordar el nombre del archivo pero saben quién lo compartió con ustedes? Ahora Drive cuenta con la función de autocompletar para los nombres en las búsquedas, facilitando así encontrar justo lo que están buscando. Además, ahora las búsquedas incluyen archivos eliminados que se encuentren en la basura. Con esto podrán encontrar incluso archivos que hayan sido eliminados accidentalmente.

8. Arrastren y suelten carpetas directamente en Chrome. Si están usando Chrome en su computadora, pueden arrastrar y soltar carpetas enteras a Google Drive en la web para sincronizar los archivos contenidos.

9. Visualicen archivos de Google Earth en Drive. Ya antes les habíamos mostrado la variedad de archivos que pueden visualizar en Drive, ahora, también pueden abrir archivos de mapas de Google Earth (.kml y .kmz) para obtener una vista previa e interactuar con estos archivos desde Drive en la web.

10. Ahora pueden crear carpetas mientras organizan sus archivos en Drive. Ahora, cuando seleccionen archivos en su lista de Drive, además de poderlos agregar a una carpeta existente, pueden hacerlo a una carpeta nueva.

Como extra, también hemos incluido algunos consejos adicionales para los administradores de Google Apps que utilizan Drive en su dominio: 

  • Instalen Drive de manera remota en muchos equipos Windows a la vez utilizando el Instalador MSI de Drive para Windows.
  • Prueben la API de Administración de Licencias. Si tienen cientos o miles de personas utilizando Google Drive en su dominio, utilicen esta API para automatizar y hacer más eficiente sus tareas de manejo de almacenamiento. Utilicen la asignación de almacenamiento y subida colectiva para agregar a todos los usuarios en un paso subiendo un archivo CSV y para la asignación escalable de licencia.
  • Utilicen la búsqueda de usuarios para asignar o cambiar la cantidad de almacenamiento para un usuario en particular buscándolo por su nombre.

 

Esperamos que estos consejos les sirvan para aprovechar las funciones y novedades de Google Drive desde cualquier parte y faciliten la colaboración con otras personas sin importar la distancia. Si aún no utilizan Google Drive pueden empezar aquí drive.google.com/start y conocer más en el Centro de Ayuda de Google Drive.

Por Ricardo Blanco, gerente de comunicación de productos para Google en América Latina. Fuente: http://tecnologiayproductosgoogle.blogspot.mx/2012/11/diez-consejos-para-google-drive.html

 

Fecha de Publicación:  26/11/2012