Analizar datos en Google Sheets: el botón que todos en tu empresa deberían estar usando

¿Te imaginas analizar datos sin fórmulas? Ya es posible

Durante años, trabajar con datos significaba fórmulas kilométricas, horas filtrando celdas, reportes que solo una persona del equipo sabía hacer. Pero eso se acabó.

Ahora tienes un botón.

Sí, un botón pequeño, escondido en la esquina inferior derecha de Google Sheets. Se llama “Analizar estos datos”, pero debería llamarse “Hazme la vida más fácil”.

Es la función “Analizar estos datos”, y si usas hojas de cálculo en tu día a día (ya sea para ventas, inventario, recursos humanos, finanzas, logística, atención al cliente o gestión de proyectos), esto te interesa. Porque a partir de hoy, no necesitas saber fórmulas, ni pasar horas analizando la información para entender lo que dicen tus datos.

“Google Sheets ahora analiza los datos de una tabla por ti y te da insights y gráficos de la información con sólo pedirlo. En el área de marketing ahorramos muchísimo tiempo gracias a esta función, sólo necesitas saber organizar los datos y pedirlo.”  

 Karin de Arroba

Ese es solo un ejemplo. Pero lo mismo aplica si llevas los turnos de un equipo, controlas presupuestos o haces seguimiento de tareas. Esta función le sirve a todo el mundo que trabaje con datos. Punto.

¿Qué hace este botón? (Y por qué cambia las reglas del juego)

Cuando haces clic en “Analizar estos datos”, aparece un panel a la derecha. Google Sheets analiza tu hoja y te muestra:

  • Totales, promedios, máximos, mínimos.

  • Gráficos inteligentes que resumen lo más importante.

  • Tablas dinámicas ya configuradas.

  • Un cuadro de texto donde puedes hacer preguntas como:
    “¿Cuál fue el mes con más gastos?”
    “¿Qué tarea tardó más en completarse?”
    “¿Quién tiene más horas acumuladas?”

Y responde. Literal. En segundos.

Ya no tienes que saber cómo funciona una tabla dinámica o pelearte con =QUERY. Solo tienes que hacer la pregunta. Como se la harías a una persona.

Gemini: tu nuevo compañero de análisis, ahora en español

Y si todo esto ya parece magia… espera.

Gemini, la IA de Google, ahora también te asiste en español (y otros idiomas). Y no, no es un asistente cualquiera. Es un analista que no se equivoca con las fórmulas ni necesita vacaciones.

Puedes preguntarle cosas como:

  • “¿Cuál es el gasto promedio por categoría en este trimestre?”

  • “¿Qué proveedor tiene más pedidos?”

  • “¿Quién cerró más ventas el mes pasado?”

Y Gemini no solo lo entiende: lo hace, lo analiza y te lo entrega en forma de tabla o gráfico. Bonito, claro, listo para usar.

Es tan fácil que parece trampa, pero no lo es.

Cómo se usa: en 5 pasos

  1. Prepara tus datos
    Usa encabezados claros. Una columna que diga “Nombre”, otra “Ventas”, otra “Mes”. Nada de “Columna A”.

  2. Limpia lo que tengas
    Elimina filas vacías, valores mezclados o duplicados. Puedes usar la herramienta “Limpieza Inteligente” o funciones como =TRIM() y =CLEAN().

  3. Haz clic en el botón “Analizar estos datos”
    Lo encontrarás abajo a la derecha y aparecerá el panel con todo lo que necesitas.

  4. Pregunta o elige
    Puedes escribir directamente lo que quieres saber o revisar los gráficos y sugerencias que te da la IA.

  5. Inserta los resultados
    Si te gusta lo que ves, haz clic en “Insertar” y listo. Ya tienes tu informe sin escribir una fórmula.

¿Por qué esto es útil para todos?

Porque independientemente de tu rol en la empresa, trabajas con datos. No importa si llevas un equipo, gestionas presupuestos, das soporte a clientes o analizas operaciones.

Esta función:

  • Ahorra tiempo.

  • Reduce errores.

  • Democratiza el acceso al análisis.

  • Aumenta la velocidad de toma de decisiones.

Ahora cualquier persona del equipo puede encontrar respuestas por sí misma, sin esperar reportes o depender de herramientas externas.

 

Tips clave para que funcione perfecto

  • No mezcles valores similares: si usas “CDMX” no pongas “Ciudad de México” en otra fila.

  • No uses columnas sin título.

  • Haz preguntas simples y concretas.

  • Valida los resultados si son críticos. La IA ayuda, pero tú decides.

¿Quién puede usar esto?

No necesitas ser analista. No necesitas ser técnico. Solo necesitas usar bien esta herramienta.

Todos los que tengan:

  • Google Workspace Business Standard o Plus

  • Enterprise Standard o Plus

  • Gemini Education (o su versión Premium)

  • Google AI Pro o Ultra

Solo necesitas tener activadas las funciones inteligentes y de personalización (si eres administrador, puedes activarlas desde la consola). Y luego... listo: entra a cualquier hoja, ve al panel lateral y haz clic en el botoncito de “Pregunta a Gemini” (sí, el que tiene el ícono de chispa) o al final de la hoja de cálculo en el botón de “Analiza estos datos” 

¿Y si todavía no lo probaste? Hazlo hoy mismo.

Una vez que veas lo fácil que es trabajar con Gemini, no querrás volver atrás. Porque cuando te acostumbras a tener una mente brillante a tu lado, todo cambia.

Fecha de Publicación:  15/07/2025