Conoce las actualizaciones de Google Workspace

Este año 2020 nos ha llenado de cambios a los que las empresas han tenido que adaptarse para continuar existiendo, principalmente, se ha adoptado la modalidad de trabajo desde casa. 

Para simplificar este proceso, Google presentó varias actualizaciones para sus herramientas de Google Workspace que brindan la posibilidad de que los equipos se comuniquen más fácilmente, estén al pendiente de las modificaciones de los archivos, entre otras funciones.

Google Workspace es el servicio de Google que trabaja bajo la premisa de mantener todas las herramientas que utilizan los usuarios para trabajar en un sólo sitio y así mejorar la productividad y rendimiento de las empresas. 

Google Drive

Ahora el almacenamiento es más flexible, podrás elegir cuánto espacio necesitas para tus documentos. También puedes subir archivos en su formato nativos y editarlos directamente sin la necesidad de transformarlos a uno de los formatos de Drive. 

También podrás trabajar archivos con personas externas a la empresa que no tengan una cuenta Google, podrás compartir carpetas en unidades compartidas y la papelera de Drive se vaciará automáticamente cada 30 días. 

Google Docs

Como sabes, para que otros usuarios puedan editar un documento de texto de Google es necesario que el creador del mismo autorice el acceso. Antes, recibías un correo con el asunto “Esta persona solicitó acceso al archivo”, tenías que abrir el documento y autorizar el permiso.

Ahora, puedes conceder el acceso a otros usuarios directamente desde tu correo electrónico con sólo hacer clic en un botón y sin abrir ventanas adicionales. Esta nueva función se basa en la tecnología AMP para hacer más dinámico el proceso de trabajar un mismo documento en equipo. 

También, puedes mencionar a otros usuarios sin tener que usar la la función de “Add comment”. Solamente escribe “@Nombredelapersona” y aparecerá el nombre del usuario al que quieras etiquetar en el documento. 

Google Meet

Las reuniones virtuales se han convertido en un pilar fundamental para las empresas debido a la pandemia. Por lo que la mayoría de las actualizaciones son de esta herramienta. Hoy en día, además de la cancelación de sonido, ésto es lo que puedes hacer con Google Meet:

• Break Outs: se trata de separar una llamada con muchos integrantes en pequeños grupos para mejorar la gestión. Actualmente, podrás ver hasta 49 personas al mismo tiempo en una videollamada.
• Condensador: es una realidad que, aunque se establezca un horario para el inicio de una videoconferencia, no todos siempre llegan a tiempo y se van integrando la reunión ya está en curso, lo que provoca varias interrupciones. Para minimizar el número de veces que aparezca la pantalla de “Aceptar usuario”, Google Meet creó un condensador con el que podrás aceptar a varias personas a la vez. 
• Modifica el fondo: ahora puedes cambiar tu fondo en una reunión por una de las imágenes predeterminadas del producto de Google, por una imagen de tu galería o difuminar tu fondo y dejar claros únicamente tu rostro y tu cuerpo para no crear distracciones. 
• Levanta la mano: esta nueva función aparece en la forma de una mano con la palma expuesta que, al presionarla, cambia de color y da el mensaje a todos los presentes de que “haz levantado la mano”, haciendo más fácil la gestión de las preguntas y respuestas al termino de cada reunión. 
• Configura tu estado: escoge las tres opciones que Google Meet tiene para ti.

• Programación de eventos: programa tus eventos en Calendar de Drive desde las conversaciones de chat. 
• Pizarra digital: abre una pizarra en una ventana aparte donde podrás dibujar y escribir. Todo lo que agregues podrá ser visto por otros usuarios y ellos también podrán editarla.

Funciones como la grabación de reuniones virtuales está disponible únicamente para la versión Enterprise de G Suite. 

Google Sheets

Los documentos de hoja de cálculo tienen sus propias mejoras también. La más importante es la función de SmartFill, la cual reconoce si estamos utilizando fórmulas, datos, nombres u otro tipo de información y llena en automático los demás espacios basándose en los datos con los que estamos trabajando. 

Es decir, si estamos escribiendo los correos electrónicos de nuestros compañeros, nos dará la opción de agregar todos los correos restantes en automático. 

Google Gmail

Una de las herramientas más importantes de Google Workspace ahora detecta un correo electrónico y sugiere automáticamente los demás a los que puedes enviar el mensaje.

Esta función se basa en el Machine Learning, por lo que si Gmail detecta que las personas a las que más envías correos electrónicos son Susana, Mario, Dulce y José, con sólo ingresar el correo de uno ellos, te sugerirá los otros tres. 

Google Slides

Si quieres agregar videos a tus presentaciones con diapositivas, ahora tienes tres opciones predeterminadas para reproducirlos:

• Play and clic: tienes que hacer clic para que el video se reproduzca.
• Play automático: el video se reproduce solo.
• Play en la siguiente diapositiva.

Un video siempre es un excelente recurso para hacer tus presentaciones más interesantes y dinámicas, ¡Anímate a probar esta nueva función!

Las actualizaciones de Google Workspace agilizan el trabajo y mejoran la productividad de organizaciones sin ánimo de lucro, un negocio que apenas comienza o una empresa bien establecida que busca crecer. Llegarán a todas las cuentas de Google Workspace en automático, aunque no está de más que actualices tu navegador. 

¡Comienza a aprovecharlas lo antes posible!

Fecha de Publicación:  17/12/2020