Google refuerza la seguridad en Workspace con mejoras en las advertencias de archivos externos
La seguridad de la información sigue siendo una prioridad para las organizaciones. Por eso, Google anunció nuevas mejoras en las advertencias de archivos externos (Out-of-Domain Warnings), una función diseñada para ayudar a los usuarios a identificar documentos y colaboradores que se encuentran fuera de su organización.
Esta funcionalidad, tiene un objetivo muy claro: reducir el riesgo de compartir información sensible por error y ayudar a prevenir ataques de phishing que intentan hacerse pasar por contenido interno de la empresa.
¿Qué hay de nuevo?
Google amplió el alcance de estas advertencias para que sean visibles en más escenarios y dispositivos.
Entre las novedades más importantes se encuentran:
Indicadores externos en aplicaciones móviles
Ahora los archivos abiertos desde las aplicaciones de Google Drive, Docs, Sheets y Slides para Android y iOS mostrarán indicadores visuales cuando el contenido pertenezca a usuarios externos a la organización.
Esto permite que los usuarios identifiquen posibles riesgos incluso cuando trabajan desde dispositivos móviles.
Compatibilidad con Chat Spaces y Google Groups
Las organizaciones pueden configurar Chat Spaces y Google Groups para permitir participantes externos.
A partir de esta actualización, si un usuario externo obtiene acceso a un documento a través de alguno de estos espacios, el archivo mostrará automáticamente la insignia de contenido externo.
Detección de cuentas de servicio externas
Si una cuenta de servicio tiene acceso a un documento y dicha cuenta pertenece a una organización externa de Google Cloud, el sistema también activará la advertencia de archivo externo.
Esta mejora ofrece una mayor visibilidad sobre accesos que podrían pasar desapercibidos para los usuarios.
Notificaciones de comentarios más claras
Las notificaciones enviadas por correo electrónico cuando alguien realiza comentarios en documentos ahora incluirán indicadores visuales que permiten identificar tanto documentos externos como usuarios externos.
Mejoras en las notificaciones de uso compartido
Las notificaciones de compartición de archivos también incorporarán estas advertencias, facilitando que los usuarios detecten rápidamente cuándo un documento o colaborador se encuentra fuera de la organización.
¿Cómo funcionan las advertencias de archivos externos?
Cuando un documento es propiedad de alguien fuera de la organización o puede ser accesible por usuarios externos, Google muestra una insignia amarilla con la etiqueta "External".
Al hacer clic sobre ella, los usuarios reciben información adicional indicando que el documento pertenece a una persona ajena a la organización y recomendando actuar con precaución antes de compartir información sensible.
Esta capa adicional de visibilidad ayuda a tomar decisiones más seguras al colaborar con archivos compartidos.
Configuración para administradores
La función está habilitada de forma predeterminada para todas las organizaciones.
Los administradores tienen la posibilidad de activarla o desactivarla tanto a nivel de dominio como de unidad organizativa desde la consola de administración de Google Workspace.
Dentro de la sección de configuración de uso compartido, encontrarán la opción:
"Highlight external files"
Al mantenerla habilitada, los archivos compartidos o propiedad de usuarios externos se marcarán automáticamente como externos para alertar sobre posibles riesgos de exposición de información.
¿Qué deben hacer los usuarios finales?
No es necesario realizar ninguna acción.
La función se encuentra activada de forma predeterminada y no existe una configuración específica para usuarios finales.
Las advertencias aparecerán automáticamente cuando corresponda, ayudando a identificar contenido potencialmente sensible o compartido fuera de la organización.
Disponibilidad
Estas mejoras ya se encuentran disponibles para todos los clientes de Google Workspace.
Un paso más hacia una colaboración más segura
A medida que las organizaciones trabajan cada vez más con colaboradores externos, proveedores y socios comerciales, contar con señales visuales claras puede marcar una gran diferencia.
Estas mejoras ayudan a identificar posibles riesgos antes de compartir información confidencial, fortaleciendo la seguridad sin afectar la experiencia de colaboración que caracteriza a Google Workspace.
Fecha de Publicación: 24/06/2026