Zoho Projects: Mi experiencia con una herramienta que cambió cómo gestiono proyectos

Por Daniel Chávez

Llevo años probando herramientas para gestión de proyectos. He pasado por Trello, Asana, ClickUp, y hasta Excel en sus peores momentos. Pero nada me cambió tanto la vida profesional como Zoho Projects. No lo digo a la ligera. Esta herramienta transformó la forma de trabajar de todo mi equipo y logró algo que pocos softwares consiguen: que las tareas no se pierdan, que los deadlines se respeten y que todo el mundo esté alineado sin necesidad de tener mil reuniones.

En este artículo te voy a contar mi experiencia real con Zoho Projects, cómo lo usamos, qué ventajas tiene sobre otras plataformas y por qué, después de meses de uso diario, sigo recomendándolo sin dudarlo.

¿Qué es Zoho Projects y para quién está pensado?

Zoho Projects es una plataforma de gestión de proyectos online que forma parte del ecosistema Zoho (sí, esos mismos que tienen desde CRM hasta herramientas de contabilidad). Es un software pensado para equipos que buscan centralizar tareas, tiempos, comunicación y progreso en un solo lugar.

Más que un gestor de tareas: una plataforma de trabajo colaborativo

Cuando escuchas “gestión de proyectos” seguramente piensas en tareas, cronogramas y responsables. Y sí, Zoho Projects lo tiene todo. Pero va más allá: incluye herramientas colaborativas como chats, comentarios, foros, control de tiempos, hojas de horas, notificaciones automáticas, integraciones con correo, y paneles personalizables.

Lo que me sorprendió desde el día uno fue cómo todo está organizado pero no sobrecargado. Puedes empezar con algo simple e ir activando más funcionalidades a medida que las necesitas.

Diferencias entre Zoho Projects y Zoho Sprints

Aquí mucha gente se confunde, así que vale la pena aclararlo. Zoho Projects es ideal para metodologías más clásicas (o híbridas), con tareas planificadas, fechas límite, cronogramas en Gantt, etc. Zoho Sprints, en cambio, está más enfocado a equipos ágiles que trabajan en ciclos cortos tipo Scrum.

Nosotros usamos ambos en diferentes equipos. Pero si estás empezando, Projects te da una visión más completa y menos técnica.

Funcionalidades clave de Zoho Projects que me han hecho la vida más fácil

Desde que usamos Zoho Projects, hay una serie de funciones que se convirtieron en imprescindibles. No solo me ayudaron a tener más control, sino que redujeron significativamente la dependencia de correos, excels y reuniones eternas.

Creación de tareas, asignación de responsables y fechas límite

Te permite crear tareas en segundos, ponerles nombre, descripción, subtareas, responsables y fechas de entrega. También puedes agruparlas en hitos o listas. Pero lo mejor: el nivel de personalización es brutal. Desde la prioridad hasta los tags y recordatorios automáticos.

"Zoho Projects es una herramienta que ha cambiado mi manera de trabajar y la de mi equipo. Te permite crear tareas, asignar a sus responsables, establecer fechas límites y dar seguimiento del progreso."

Literalmente, organizamos toda nuestra semana aquí. Ya no dependemos de preguntarle a alguien “¿en qué estás trabajando?”. Todo está visible, asignado y con un deadline claro.

Seguimiento del progreso con vistas Kanban, Gantt y más

Una de las joyas de Zoho Projects es su vista de Gantt interactiva. Te permite ver dependencias, cuellos de botella y avanzar en bloque. También puedes cambiar tareas de estado con un simple drag & drop en vista Kanban, o activar una vista por calendario, perfecta para visualizar entregas a largo plazo.

Con solo entrar al panel principal sé qué está atrasado, qué está en progreso y qué se entregó. Y si necesito más detalle, todo está a un clic.

Centralización de información: adjuntar correos, comentarios y archivos

Esta función nos salvó muchas veces. Puedes adjuntar correos relevantes a las tareas para tener todo centralizado. ¿Cuántas veces buscaste un email importante entre mil hilos distintos? Aquí simplemente lo anexas y ya está.

"Puedes adjuntar correos relevantes a las tareas para tener toda la información centralizada."

Además, puedes agregar comentarios, documentos de Google Drive, archivos adjuntos, y todo queda ahí, sin que nadie tenga que buscar en otro lado.

Cómo Zoho Projects mejora la productividad del equipo

No exagero cuando digo que desde que usamos Zoho Projects, nuestro equipo produce más, se estresa menos y sabe exactamente qué tiene que hacer. Y eso no es poco.

Comunicación integrada y visibilidad total del proyecto

Hay un foro interno para discutir temas generales, un chat para mensajes rápidos, y cada tarea tiene su hilo de conversación. Esto evita perder tiempo en Slack, emails, o WhatsApp.

Además, puedes configurar permisos por usuario o rol, ver quién hizo qué, cuándo, y cómo va avanzando todo. Esa visibilidad evita frustraciones, solapamientos y malentendidos.

Automatizaciones y recordatorios que eliminan el trabajo manual

Otra ventaja brutal: las automatizaciones. Puedes hacer que cuando una tarea se mueva a “En revisión”, se le notifique al revisor. O que si alguien no responde en 2 días, se le mande un recordatorio. Todo esto lo puedes configurar sin saber programar.

El resultado: menos olvidos, menos tareas sin cerrar, y menos “me colgué con eso”.

Control de tiempos y hojas de tiempo: mide lo que importa

Zoho Projects tiene una sección para registrar el tiempo trabajado por tarea. Ideal para saber en qué se fue la semana o para proyectos que se cobran por hora. También puedes exportar hojas de tiempo, generar informes automáticos o integrarlo con Zoho Invoice y facturar directo.

Este control nos ayudó a entender cuántas horas reales dedicamos a cada proyecto y a presupuestar con más precisión.

Comparativa con otras herramientas populares (Asana, Trello, Monday)

Lo que me hizo elegir Zoho Projects frente a otras plataformas

Antes de decidirnos por Zoho Projects, probamos casi todo. Trello es visual pero se queda corto. Asana es potente pero caro. Monday es bonito pero demasiado complejo en algunas cosas.

Zoho Projects ofrecía el mejor equilibrio entre funcionalidades, escalabilidad y precio. Además, es parte de un ecosistema más grande (CRM, mail, finanzas, etc.) que puedes integrar sin salirte de la misma plataforma.

Puntos fuertes y débiles frente a la competencia

Ventajas:

• Más funcionalidades en la versión gratuita
  
• Vista de Gantt completa incluso en planes básicos
  
• Mayor control de tiempos
  
• Ecosistema Zoho integrable
  
• Permisos avanzados por rol y proyecto
  

El lado humano: cómo Zoho Projects cambió la dinámica en mi equipo

Esto es lo que no te cuentan en las comparativas técnicas: el cambio cultural que genera usar una herramienta como Zoho Projects bien implementada.

Organización, colaboración y menos estrés

Antes, cada uno manejaba su lista de tareas “a su manera”. Algunos en papel, otros en Google Keep, otros en su cabeza (¡sí, en serio!). Zoho Projects nos obligó a ordenarnos, a dejar todo escrito y a trabajar de manera más colaborativa.

El nivel de estrés bajó. ¿Por qué? Porque todos sabíamos en qué estábamos, quién dependía de quién y qué se esperaba de cada uno.

La curva de aprendizaje y la adaptación del equipo

No todo fue color de rosa al principio. Hubo resistencia. A la gente le cuesta dejar su forma habitual de trabajar. Pero después de unas semanas, el equipo adoptó Zoho Projects como su centro de operaciones, y hoy nadie quiere volver atrás.

Al final, la clave fue formarlos bien, usarlo todos de forma consistente, y no llenarlo de tareas innecesarias.

Planes, precios y cómo empezar con Zoho Projects

Uno de los motivos por los que Zoho Projects está tan bien posicionado es su modelo freemium: puedes empezar gratis y escalar cuando lo necesites.

Versión gratuita vs planes de pago

• Gratis: hasta 5 usuarios, 2 proyectos, subtareas, 5GB de almacenamiento.
  
• Plan Premium (desde 5 USD por usuario/mes): Plan Gratis+ Zia Insights, Proyectos ilimitados, plantillas de proyecto, seguimiento de tiempo, blueprints.
  
• Plan Enterprise: (desde 10 USD por usuario/mes): Plan Premium + Zia Search, Zia Translate, campos personalizados y estatus, usuarios de solo lectura, roles y perfiles personalizados, autenticación de dos factores.
  
  

Te recomiendo arrancar con el gratuito o el trial del Premium y ver si se ajusta a tu flujo. En mi caso, en menos de una semana ya sabíamos que valía la pena pagar.

Consejos para sacarle el máximo provecho desde el día uno

1. Empieza simple: un proyecto, 3 tareas, y ve desde ahí.
   
2. Crea un “proyecto interno” para el equipo, para que practiquen.
   
3. Usa las plantillas si haces proyectos repetitivos.
   
4. Activa los recordatorios automáticos, son una maravilla.
   
5. Capacita al equipo y establece reglas de uso. ¡Todos deben comprometerse!
   

¿Vale la pena Zoho Projects? Opinión final tras meses de uso

Después de meses de usar Zoho Projects todos los días, puedo decir que sí, absolutamente vale la pena. No solo es una herramienta sólida, flexible y bien pensada, sino que realmente mejora cómo trabajas.

No es solo una app para crear tareas, es una forma de ordenar procesos, equipos y prioridades.

¿Lo recomiendo? Sí. Sobre todo si estás cansado de apps incompletas, de tener todo en mil lugares, o si lideras un equipo remoto o híbrido y quieres tener control sin microgestionar.

Lo mejor de Zoho Projects en resumen

✅  Tareas, tiempos, progresos, todo en un solo lugar

✅  Vista Gantt, automatizaciones, y control de tiempos en planes accesibles

✅  Se adapta a metodologías ágiles o tradicionales

✅  Integración con el ecosistema Zoho (CRM, Mail, Invoice, etc.)

✅  Centraliza la información y evita el caos del multitool

Si estás buscando una herramienta para ordenar tu forma de trabajar, dale una oportunidad a Zoho Projects. Como a mí, puede que te cambie el juego para siempre.

Fecha de Publicación:  13/05/2025