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Como elegir herramientas seguras para los archivos y backups empresariales

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Hoy en día las empresas requieren de una gran variedad de herramientas que sean capaces de facilitar las tareas diarias. Como consecuencia, la tecnología se ha puesto al servicio de las compañías para ofrecer alternativas basadas en la eficiencia y seguridad, potenciando así el trabajo colaborativo y abaratando costos.

Debido a esto, herramientas alojadas en la nube se han posicionado de manera tal que casi todas las empresas han adoptado esta metodología de trabajo. Sin ir más lejos, aquellas tareas y herramientas son de uso cotidiano, por lo que la idea de optimizar las labores siempre será bien vista.

En este sentido, la forma en que las empresas trabajan, almacenan y distribuyen sus documentos es vital para el acceso y resguardo de la información, por lo que es primordial escoger un paquete de herramientas adecuado.

¿Qué deben considerar las empresas a la hora de buscar herramientas colaborativas?

La posibilidad de optimizar el trabajo remoto y en equipo, sumado a las garantías que significa apoyarse en la nube son parte de los requisitos. El trabajo y almacenamiento es fundamental para el desarrollo de los objetivos de las empresas, donde la seguridad es clave.

Las empresas deben ser capaces de dar el paso e incentivar el trabajo colaborativo para alcanzar, gradualmente, la transformación digital implementando esta serie de medidas que lograrán insertarlas a la vanguardia de los procesos. Por eso, es necesario saber qué condiciones tener en cuenta a la hora de buscar la mejor alternativa.

Trabajar con herramientas sincronizadas y basadas en la nube sitúa a las empresas en un escenario de ventajas competitivas y trae consigo beneficios tales como:

  • Accesibilidad de datos y archivos desde cualquier lugar y plataforma.
  • Optimización del trabajo colaborativo.
  • Imposibilidad de la pérdida de datos en caso de robo de equipos.
  • Respaldos automáticos y cifrados.
  • Bajo costo fijo por usuario.
  • Ahorro de recursos en hardware y licencias.

¿Por qué elegir herramientas en la nube?

Trabajar en la nube significa contar con un respaldo casi infranqueable de la información. Por eso, es importante tener en cuenta el nivel de seguridad de nuestra información. Los documentos, hojas de cálculo o cualquier otro archivo compartido a través de una plataforma colaborativa se encuentra debidamente respaldada y autorizada de manera personalizada. En pocas palabras, cualquier persona fuera de la organización no podrá ver ni modificar la información.

¿Qué sucedería si falla uno de los equipos? ¿Si la información cae en manos equivocadas? Las herramientas en línea almacenan copias de seguridad accesibles desde cualquier dispositivo: tu información nunca dependerá de un equipo en particular.

Mayor seguridad

¿Qué tan seguro es tener mi información almacenada en la nube? Probablemente estos servidores puedan ser blanco de algún ciberataque, sin embargo, gracias a los parámetros de estas plataformas y de la seguridad informática, todos los documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajes o notas de calendario se encuentran cifrados.

Esto significa que la comunicación entre el emisor, la recepción de los archivos en los servidores de locales y su edición en tiempo real no puede ser revelada a terceros. La premisa es que ni siquiera los propios servidores de la plataforma pueden descifrar su contenido.

Esto es sumamente útil a la hora de tratar información sensible que requiere de permisos especiales para diversos trabajadores dentro de la misma empresa.

La importancia del respaldo de la información en las empresas

¿Qué sucedería si se pierde toda la información de un ordenador? La necesidad de mantener respaldos actualizados y programados es fundamental para una correcta gestión de la información. Las empresas manejan una gran cantidad de información de procesos internos y también información sobre clientes. Esto debe ser manejado bajo diversos protocolos que aseguren un uso correcto y, en algunos casos, privado y discreto.

Pero, ¿dónde almacenar un respaldo? Es importante definir la frecuencia y los parámetros a la hora de realizar un respaldo. Por eso, las empresas y sus divisiones de TI deben ser capaces de determinar los medios a utilizar a la hora de gestionar la información.

Todo esto hace que sea recomendable preferir sistemas de almacenamiento en la nube, ya que son más seguros, no representan riesgos de pérdida, son personalizables y cuentan con una gran capacidad de espacio.

¿Por qué evitar el almacenamiento externo en USB u otros?

Las plataformas de almacenamiento en la nube y gestión colaborativa asoman como la opción perfecta para evitar los problemas que se presentan a la hora de mantener respaldos en unidades externas como discos duros, computadoras portátiles o unidades USB. Para las empresas resulta fundamental limitar o evitar el uso de este tipo de almacenamiento ya que representan una variedad de riesgos a la hora de gestionar la información.

Una memoria USB o pendrive puede ser útil para diversos traslados internos de información, sin embargo, no deja de ser una alternativa no recomendable por la seguridad informática, debido a los peligros a los que se expone:

  • Robos.
  • Extravíos.
  • Deterioro o pérdida de la información.
  • Virus.

Una memoria extraíble puede ser fácilmente vulnerada para posibilitar el robo o filtración de datos. Además, pueden contener archivos infectados que dañen otros dispositivos.

Debido a esto, los sistemas de almacenamiento o alojamiento de archivos en la nube, intranet o repositorios de información cuentan con todas las garantías a la hora de gestionar información sensible y de fácil acceso desde cualquier lugar y momento, permitiendo el envío y edición en tiempo real.

Desarrollo de aplicaciones para flujos de trabajo

Existen otras herramientas disponibles en las suites de trabajo colaborativo cuyo objetivo es optimizar y agilizar las tareas, pensadas en satisfacer las necesidades inmediatas de las empresas y sus usuarios.

Ejemplo de ello son las herramientas de desarrollo de aplicaciones, alternativas sencillas pensadas para diseñar y crear aplicaciones personalizadas para la empresa, acelerando flujos de trabajo y mejorando operaciones internas sin la necesidad de trabajar en un extenso y costoso código. Este tipo de herramientas pueden funcionar como una solución más sencilla a los trabajos que no abordan las plataformas encargadas de CRM, ERP y SCM.

Según cifras, trabajar con una aplicación personalizada puede ahorrar a los trabajadores unas 7 horas efectivas. Con el uso de una aplicación personalizada, es posible delegar aquellos recursos humanos a través de la gestión de procesos que requieren atención especial con un diseño único y trabajado en la misma empresa, además, es posible trabajar en add-ons basados en las aplicaciones de calendario, documentos y más, gracias a su uso basado en JavaScript, entre otros lenguajes.

Hacia una transformación digital de las empresas

Para trazar una estrategia de transformación digital en la empresa es necesario tener claros los objetivos y metas que se buscan. Esta migración no es compleja, sin embargo debe realizarse de manera coordinada con los intereses de la compañía. Rediseña tu proceso de negocio, asesórate con expertos y define las herramientas clave que necesitarás.

Además, migrar hacia un estado de transformación digital entrega garantías que van desde los procesos internos, estrategias y la transformación integral del personal de trabajo. El manejo de estas herramientas modifica el rol de los empleados, los empodera y le entrega capacidades de alto valor que se traducen en un mayor bienestar.

En este sentido, existen diferentes alternativas capaces de satisfacer aquellas necesidades para las empresas. Dentro de toda la oferta existente, el predominio de las plataformas de trabajo colaborativo en la nube es indiscutible. Las opciones que estos paquetes de herramientas básicas ofrecen son tan versátiles como numerosas. A modo de ejemplo, en el mundo existen más de dos mil millones de usuarios activos de correo electrónico, trabajando a diario con diversas plataformas de internet.

La eficiencia y la seguridad nunca estuvieron más cerca gracias al uso de este tipo de herramientas complementarias. Las empresas que buscan un nuevo rumbo para optimizar sus trabajos y agilizar sus operaciones gracias a la implementación de la transformación digital pueden ver resultados rápidos y ampliar sus oportunidades de crecimiento.

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