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Comparte archivos de manera más inteligente con el comprobador de acceso de Drive

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Google Drive facilita compartir archivos a través de Gmail, Calendar y otras aplicaciones con una función llamada "Comprobador de acceso". Cuando envías un correo electrónico, una invitación de calendario u otra comunicación que incluye un archivo de Drive, el verificador de acceso busca automáticamente si las personas a las que envías el mensaje tienen permisos para ver el archivo. Si no lo tienen, el verificador de acceso te pregunta si deseas cambiar los permisos antes de compartir el archivo.

Se está actualizando el comprobador de acceso para:

  • Que sea más fácil ver quién necesita acceso. Ahora verá los nombres o direcciones de correo electrónico que actualmente no tienen acceso al archivo en la interfaz del verificador de acceso.
  • Compatibilidad con más tipos de archivos en Drive. El verificador de acceso ahora admitirá archivos en una unidad de equipo (team drive)
  • Compartir directamente con aquellos que necesitan acceso. El verificador de acceso anticipará quién necesita acceder a un archivo y, de manera inteligente, activará de forma predeterminada el uso compartido solo con esos destinatarios.

La interfaz actualizada del comprobador de acceso luce así:



Puedes compartir con estos ajustes predeterminados inteligentes en solo un clic, o elegir una opción de uso compartido diferente para el archivo. Antes, la opción de compartir predeterminada era "activar el uso compartido de enlaces". Este cambio te permitirá asegurarte de que sólo las personas adecuadas tengan permiso para acceder a los archivos.

Ten en cuenta que todas las configuraciones de uso compartido configuradas para tu dominio (u Organización) seguirán siendo las mismas. Este lanzamiento respeta la configuración que ya has elegido para Compartir fuera del dominio, el Verificador de acceso y Valores predeterminados de uso compartido de enlaces. Si has elegido limitar el Verificador de Acceso a Destinatarios solamente, no se sugerirá el uso compartido de enlaces.

Controles de Admin para el comprobador de acceso

Como administrador de G Suite, puedes controlar cómo funciona el verificador de acceso para tu organización. Específicamente, puedes seleccionar las opciones de uso compartido que están disponibles para tus usuarios. Puedes elegir si los usuarios ven la opción para:

  • Compartir con los destinatarios (predeterminado), compartir el enlace dentro de su organización, compartir el enlace con cualquier persona (no se requiere una cuenta de Google).
  • Compartir con los destinatarios (predeterminado), compartir el enlace dentro de su organización
  • Compartir con los destinatarios (predeterminado)


Visita el centro de ayuda para encontrar más información sobre como configurar el comprobador de acceso para tu organización.

URL Original: https://gsuiteupdates.googleblog.com/2018/04/smarter-sharing-of-files-with-updated.html

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