¿Qué es Dropbox para empresas?

La forma de trabajar ha cambiado. Ya no es necesario trasladarse todos los días a una oficina física ni llenar filas interminables de archiveros con miles de papeles de los que todos, se van olvidando poco a poco o crean un caos a la hora de buscar información.

Actualmente, existe la opción de reemplazar las oficinas por un espacio en nuestras casas y los archiveros, por almacenamiento en línea que permiten a todos los miembros de una compañía acceder fácilmente a cualquier tipo de información.

Dropbox para empresas se presenta como la mejor opción para almacenar y proteger los archivos importantes de cualquier organización sin importar su tamaño. A continuación, te explicamos a detalle qué es, cómo utilizar la plataforma y sus beneficios.

¿Qué es y para qué sirve Dropbox para empresas? 

Se trata de un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube cuya principal función es almacenar y sincronizar entre varios equipos los archivos de una empresa, de tal forma que puedan compartirse, crearse y editarse desde cualquier dispositivo. 

Existen distintas versiones de este servicio, algunas son gratuitas y poseen herramientas básicas, pero para las compañías formales es recomendable contratar alguno de los planes de la versión de Dropbox para empresas, también conocida como Dropbox Business.

¿Cómo funciona Dropbox para empresas?

Contrario a lo que se pueda pensar, configurar la nube de Dropbox para que los miembros de una empresa puedan utilizar sus herramientas es bastante sencillo.

Todo comienza con los administradores, ellos se encargan de crear, administrar y sincronizar los equipos dentro de la plataforma. Por otro lado, los miembros de los equipos, una vez tienen una cuenta creada y sincronizada en Dropbox para empresas, pueden crear, cargar, compartir y editar de forma simultánea archivos en la nube desde cualquier dispositivo sincronizado con su cuenta.

Las herramientas inteligentes de Dropbox Business ofrecen funciones extras que mejoran la experiencia de sus usuarios, tales como agregar y solicitar comentarios, firmas electrónicas, un soporte premium y un historial de versiones extendido, entre otros.

¿Cuáles son los beneficios de contar con Dropbox para empresas?

La principal razón para utilizar este servicio de almacenamiento es, sin dudas, la amplia protección de los datos de sus usuarios y los archivos de la empresa. 

Todo comienza con la administración centralizada de la nube de Dropbox, la cual permite una gestión de todos los datos y usuarios desde un único punto de acceso que controla y monitorea las cuentas. Así, el administrador está al tanto de los archivos nuevos, las ediciones, etc. 

Después, están las amplias medidas de seguridad dentro de Dropbox para empresas, como el diseño distribuido y el doble factor de autenticación. El nivel de seguridad de la plataforma se refleja en el cumplimiento de normas y directrices como GDPR (General Data Protection Regulation), ISO 27001 (norma internacional permite el aseguramiento, confidencialidad e integridad de los datos, sistemas e información de una empresa) y SOC 1, 2 y 3 (informes del control de organización de servicio)

También, la sincronización inteligente dentro de la nube de Dropbox para empresas resulta bastante beneficiosa, dado que los trabajadores tienen que consumir el mínimo de almacenamiento interno de sus dispositivos para almacenar y crear archivos; sin mencionar que reduce considerablemente el riesgo de perder esta información.

Dropbox para empresas cuenta con un sistema de recuperación de datos y copias de seguridad que duran 180 días en la nube, además de que el soporte de la plataforma tiene una activación de sistemas de recuperación masivos, por lo que si sobreescribimos un documento o lo borramos de la papelera, es posible recuperar la versión original durante los siguientes seis meses aproximadamente.

Por supuesto, la compatibilidad con distintos dispositivos electrónicos como tabletas, smartphones y ordenadores es bastante apreciada por las empresas, gracias a que permiten el avance de proyectos a cualquier hora y sin importar el lugar.

Las herramientas tan intuitivas de los planes de Dropbox también son sumamente apreciadas por empresas de todo el mundo, teniendo a su disposición controles avanzados de equipos y contenidos, migración de datos, herramientas para transferir archivos pesados de forma segura, revisiones detalladas y con comentario de videos, acceso a distintos documentos, entre otros.

Las ventajas de Dropbox Business a nivel empresarial

Al día de hoy, Dropbox cuenta con 500 millones de usuarios registrados y 3300 millones de conexiones gracias a los excelentes resultados que esta plataforma de almacenamiento les ha brindado a empresas en todo el mundo.

Todo es gracias a su fácil acceso, a las herramientas intuitivas, sistema de respaldo y la red potente de Dropbox Business que facilita el desarrollo de proyectos dentro y fuera de la organización.

El permitir a los trabajadores avanzar con sus equipos desde cualquier lugar ha reducido considerablemente los gastos de infraestructura para varias empresas; dado que no se requiere de una oficina física para realizar sus tareas. 

Al mismo tiempo, el ROI (Retorno de la Inversión) que perciben las empresas después de contratar alguno de los planes de Dropbox es de hasta el 802% y obtienen también una amortización de la inversión en dos meses.

Esto mismo ha permitido una colaboración mucho más eficiente, logrando ahorrar 2,722 horas al año al trabajar con clientes, proveedores y empleados. Además, las empresas que cuentan con esta versión de Dropbox han mejorado considerablemente su productividad.

El consumo de ancho de banda también se reduce considerablemente al utilizar Dropbox para empresas, llegando a consumir hasta un 65% menos que con otros servicios de almacenamiento en la nube.

Finalmente, los costos de soporte y capacitación para el Área de Informática y Mantenimiento de las empresas bajan bastante, pues la plataforma se sostiene muy bien por sí sola y las herramientas de Dropbox para empresas no requieren de una gran habilidad para usarse eficientemente.

Cuáles son los planes de Dropbox para empresas

Si has decidido contratar este servicio de almacenamiento, es importante que conozcas de antemano los planes de Dropbox para que puedas escoger aquél que mejore la colaboración de tus equipos.

Los planes se dividen en:

Standard

Es el plan base de Dropbox para empresas. Protege la información de los usuarios a través de la autenticación de dos factores, está integrado con Office 365 y Google Drive, cuenta con un almacenamiento de 5 TB, almacena por 180 días los archivos borrados para su recuperación, tiene sincronización inteligente, cuenta con una consola de de administración y registro de autoría, herramientas administrativas de Dropbox Paper, soporte por chat en tiempo real y borrado remoto de dispositivos.

Advanced

Además de lo que incluye el plan Standard, y con el cambio de que el espacio de almacenamiento es ilimitado en este plan de Dropbox para empresas, se le añaden controles avanzados de administración, roles con niveles administrativos, registro de eventos de archivos, imposición de invitaciones, verificación de dominio, integración con el inicio de sesión único (SSO) y aprobación de dispositivos.

Enterprise

El más completo de los planes de Dropbox integra todo lo anteriormente mencionado y agrega captura de cuentas, control de la red, soporte para la administración de movilidad empresarial (Enterprise Mobile Management - EMM), estadísticas del dominio, soporte para integraciones y desarrollo, gerente de cuenta asignado, capacitación avanzada para usuarios y administradores.

Te recomendamos que, antes de decidir qué plan es el mejor para tu empresa, consideres el tamaño de la misma. Los planes Standard y Advanced requieren de al menos tres licencias para su contratación (es decir, se van a sincronizar tres cuentas como mínimo), siendo cualquiera de los dos el plan adecuado para una empresa pequeña o una start up.

Por otro lado, el plan Enterprise es para empresas que requieren 100 o más licencias, por lo que se recomienda para empresas medianas a grandes. Toma en cuenta cuántas licencias realmente necesitas porque escoger el plan que mejor atienda las necesidades de tu empresa será la inversión que impulse su progreso y crecimiento.

Tips para Dropbox para empresas

Dropbox Business ya es una plataforma sencilla de usar, pero para mejorar tu experiencia con la misma, tenemos unos cuantos tips que harán más fácil y productivo su uso:

Habilita la verificación en dos pasos

Este sistema de seguridad solicita, además de la contraseña de tu cuenta en Dropbox para empresas, comprobar tu identidad con un paso extra, que puede ser ingresar un código generado al azar que se envía por SMS o alguna aplicación de verificación.

Usa Google Chrome

Este navegador es uno de los más rápidos y efectivos, además de ser bastante compatible con Dropbox para empresas, permitiendo instalar algunas extensiones que pueden facilitar el avance de tus proyectos como EasyDrop, que genera un ícono en la barra de direcciones y acelera tu acceso a Dropbox y Download to Dropbox, que permite subir archivos desde la web hasta tu cuenta con un clic derecho.

Cifra tus archivos

Dropbox para empresas no tiene esta función en automático, pero puede conectarse con herramientas de cifrado gratuitas que pueden ayudarte a darle una protección extra a tus archivos e información.

Contratar el plan adecuado de Dropbox para empresas para tu compañía es una excelente decisión que generará una mejora notable en el desarrollo de tus proyectos, por lo que vale la pena al menos considerarlo; especialmente por la creciente necesidad de empresas que trabajan con modelos híbridos o enteramente en línea de proteger sus archivos y la información de sus trabajadores.

Y si los planes Business son los indicados para ti, puedes ponerte en contacto con nosotros para su contratación, con gusto te brindaremos toda la información que necesites y te acompañaremos durante el proceso.

Acerca de Arroba System

Somos una empresa con más de 2 décadas de experiencia en servicios y herramientas de nube. También somos el primer Partner de Dropbox Elite en México, ofrecemos seguimiento técnico, factura mexicana y más.

En nuestro sitio web: https://www.arroba.cloud encontrarás información de las versiones y costos de Dropbox para Empresas. Únete a las más de 500 millones de personas y 4 millones de organizaciones que usan Dropbox todos los días para trabajar eficientemente.